Assistant de formation F/H

Depuis janvier 2025, le budget de l'Unité d'Apprentissage est intégré au budget global de l'IAE, permettant une meilleure visibilité financière et un suivi administratif complet des contrats via un logiciel dédié.
L'assistant(e) de formation est pleinement intégré(e) au service Formation Tout au Long de la Vie et placé(e) sous l'autorité directe de la responsable du service. À ce titre, il ou elle contribue à la bonne gestion des contrats d'apprentissage, au développement des ressources propres ainsi qu'à la promotion des actions de formation continue.
Le poste comprend également des missions administratives variées. Deux jours de télétravail par semaine peuvent être envisagés. Un plan de formation interne est prévu, notamment sur les sites de Pessac et Talence.
Missions :
L'assistant(e) de formation assure la gestion administrative complète des formations, depuis l'inscription des étudiants jusqu'à la délivrance du diplôme. Il ou elle intervient notamment dans la planification des calendriers pédagogiques, l'organisation des examens et l'accompagnement des candidats, dans le respect des procédures universitaires et internes (notamment en matière d'archivage).
L'activité implique l'utilisation de logiciels métiers propres à l'établissement.
L'assistant(e) de formation gère un portefeuille de formations et constitue l'interlocuteur privilégié des étudiants, des enseignants et des responsables pédagogiques dans ce périmètre.
Des missions complémentaires peuvent également être confiées, telles que :
• le soutien logistique aux activités pédagogiques
• l'information des usagers et plus précisément l'accompagnement des prospects
• la valorisation de l'offre de formation
Activités principales
· Gestion matérielle et administrative d'un parcours de formation
o Saisie et suivi des plannings d'enseignement, organisation des soutenances, suivi de l'émargement
o Recensement des besoins liés aux enseignements et aux examens
o Gestion des campagnes d'admission
o Accompagnement des candidats, des prospects dans leurs démarches de reconversion
o Suivi des dossiers de validation des acquis, jurys de délibération, publication des résultats
o Envoi et traitement des questionnaires satisfaction, calculs des taux d'admission, de satisfaction
· Suivi administratif des contrats d'apprentissage
o Gestion administrative et financière via l'outil dédié
o Gestion administrative et financière des avenants et des ruptures de contrat
o Participation aux mécanismes de facturation (en lien avec le service financier)
· Mission transverse
o Vérification de la conformité des maquettes pédagogiques, contrôle de la réalisation des heures prévues
o Contribution à l'archivage et à la structuration documentaire sur le réseau
o Participation à la préparation des audits qualité, contribution à des groupes de travail internes
o Participation à des salons, à des évènements pédagogiques

Titulaire a minima d'un diplôme de niveau 4, vous disposez idéalement d'une expérience professionnelle dans le domaine administratif ou associatif, dans le secteur public ou privé. Un diplôme de niveau BTS est souhaitée et serait un atout.
Compétences techniques
• Maîtrise des techniques de communication et d'expression écrite
• Bonne utilisation des outils bureautiques
• Capacité à concevoir et alimenter des tableaux de bord et outils de suivi
Compétences comportementales
• Autonomie et sens de l'organisation
• Rigueur et fiabilité
• Capacité à travailler en équipe et dans un environnement mutualisé
• Réactivité et polyvalence
• Intérêt pour les outils numériques
• Sensibilité aux enjeux environnementaux
Vous êtes :
· dynamique,
· autonome,
· avez le sens des initiatives tout en sachant respecter le cadre réglementaire,
· avez une appétence pour l'accompagnement à la pédagogie,
· êtes polyvalent(e) et rigoureux(se) au quotidien,
· aimez la relation à l'usager et savez répondre / prendre en compte leurs sollicitations

Plus d'informations:
Basé à Bordeaux - accès tram A, bus, vélo.
CDD de 12 mois.
Salaire mensuel brut : entre 2 000 € et 2 135 € (selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux)
Ce que nous vous offrons
• Un parcours de formation adapté pour accompagner votre prise de poste et votre évolution professionnelle
• Jusqu'à 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de la date d'arrivée)
• Télétravail possible selon l'organisation du service
• Participation à la protection sociale complémentaire et accès à des dispositifs d' action sociale
• 75 % de prise en charge de l'abonnement aux transports en commun en Gironde
• Forfait mobilités durables pour les trajets domicile–travail
• Offres de loisirs, sport et culture pour l'ensemble des personnels
Un environnement de travail attentif à votre développement professionnel et à votre équilibre de vie.
Processus de recrutement : à l'issue de la période de publication de l'annonce, nous contacterons les candidats présélectionnés pour un entretien.
Conseil : votre lettre de motivation est lue avec attention et nous apporte des informations complémentaires essentielles à votre CV !
Information importante : En raison de la fermeture administrative estivale de l'université de Bordeaux, du 27 juillet au 16 août inclus, les délais du processus de recrutement pourront être allongés. Nous vous remercions par avance pour votre compréhension.