Assistants de Direction (H/F)

S'installer à Amiens, c'est venir profiter de tous les atouts d'une métropole moderne, jeune, innovante et dynamique, la qualité de vie en plus.Parcourue par le fleuve Somme, la ville a su concilier développement urbain et respect des espaces naturels. Une ville qui se dévoile aisément, grâce à l'accueil chaleureux de ses habitants. Une ville où il fait bon vivre en somme, prête à vous accueillir les bras ouverts.

AMIENS MÉTROPOLE, communauté d’Agglomération créée le 1er janvier 2000, située à 1 h 15 de Paris, compte environ 180 000 habitants et représente la 31e communauté d’agglomération la plus peuplée de France. Composée de 39 communes, elle tient à ce titre une place importante en tant que 2ème ville des Hauts de France et de par sa situation géographique au centre du département de la Somme et au cœur du Nord de la France.

Les Directions de la Cohésion Sociale et du CCAS et des Secteurs de Proximité EST et SUD recherchent :

3 Assistants de Direction (H/F)

Sur le grade de Rédacteur Territorial (Réf. 5481)

MISSIONS

Sous la responsabilité de la directrice de la Cohésion sociale et du Centre Communal d’Action Sociale, de la Directrice de Proximité Secteur SUD, ou du Directeur de Proximité secteur EST, vous assurez un rôle support en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’accueil et de suivi des dossiers.

Dans ce cadre, vos missions sont les suivantes :  

Organisation des activités du Directeur

• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités, organiser les déplacements
• Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
• Assurer l’interface avec les chefs de services de la direction. Assurer occasionnellement l’assistance aux chefs de services et/ou responsables de missions ne disposant pas de secrétariat pour les évènements importants liés à leurs activités
• Organiser, assurer la logistique et le matériel pour les réunions
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur et en assurer la diffusion
• Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
• Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
• Elaborer les fichiers contacts, et assurer une veille documentaire 

 
Suivi des projets et activités du directeur

• Réaliser et compléter des tableaux de suivi. Mettre à jour les fichiers
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
• Renseigner les collaborateurs sur l’état d’avancement d’un dossier
• Formaliser des documents de travail. Optimiser les outils de travail 

 
Accueil et gestion administrative  

• Accueillir, informer et orienter le public et/ou les partenaires. Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers (courriers, compte-rendu, rapports statistiques, présentation, etc.)
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers et courriers
• Gestion du courrier : réceptionner, enregistrer et ventiler les courriers dans le logiciel dédié - Assurer une veille relative aux réponses apportées par les services
• Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers mails
• Mettre en forme et envoyer des documents à la demande de la Directrice 

 
Activités spécifiques Direction Cohésion Sociale et CCAS  

• Etre garant du respect de la représentation de l’institution auprès du public et des partenaires
• Assurer l’organisation de conférences d’envergure départementale, régionale ou nationale (UNCCAS, ACTAS, Stratégie Pauvreté,..) avec de multiples partenaires institutionnels.
• Assurer les relations interinstitutionnelles 
   

Activités spécifiques Direction de Proximité  

• Piloter en liaison avec la CAF et les chefs de pôle le dossier « personnel non permanent » (tableau de suivi, relances…)
• Réceptionner, enregistrer  et suivre dans le logiciel ELISE, classer et répartir les courriers reçus
• Suivi de dossiers spécifiques (fiches écoles, recensement demandes de travaux,…) 

CONDITIONS D’EXERCICE

Pics d’activités occasionnels selon les nécessités du service

Vous êtes titulaire d’un BAC, idéalement d’un BTS Assistant de manager. Vous connaissez les principes rédactionnels de la note de synthèse et de compte-rendu. Une expérience sur un poste similaire est souhaitée.

synthèse et de compte-rendu. Une expérience sur un poste similaire est souhaitée. Votre parcours professionnel démontre votre rigueur et votre organisation. Vous savez faire preuve de discrétion. Enfin, vos qualités relationnelles, votre autonomie et votre efficacité sont des éléments qui vous caractérisent.

Les postes sont à pourvoir dans les directions suivantes : Direction de la Cohésion Sociale et du CCAS, Direction de Proximité Secteur SUD, et Direction de Proximité Secteur EST. Dans le cadre de votre candidature, merci d’indiquer le/les lieux d’exercices souhaités à travers votre lettre de motivation.

Recrutement par voie statutaire (candidats titulaires ou lauréats de concours) ou à défaut par voie contractuelle

La communauté d'agglomération Amiens Métropole souhaite participer à l'effort national d'insertion en milieu professionnel des personnes handicapées ; cette offre est handi-accessible.