ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)

A 25 minutes de Paris, la ville de Meaux (56 000 habitants), ville la plus peuplée de Seine et Marne, est la ville-centre de la Communauté d’Agglomération du pays de Meaux (110 000 habitants). Le territoire de Meaux est un véritable poumon vert qui abrite un formidable patrimoine culturel. Une ville animée toute l’année et qui ne cesse de se développer ! A Meaux, le bien-vivre ensemble et la sécurité sont une priorité. 

ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)

GRADE : Filière administrative – Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux – Catégorie C

Au sein d’une direction comptant 180 agents, sous l’autorité de la Directrice adjointe en charge du pôle administratif, vous êtes principalement chargée des missions indiquées ci-dessous :

MISSIONS :

Organisation de la vie professionnelle du Directeur

- Gérer l’agenda, la messagerie et la prise de rendez-vous

- Organiser et planifier des réunions pouvant inclure la préparation d’ordres du jour, de dossiers spécifiques, la rédaction de compte rendus, la logistique

- Organiser les déplacements du Directeur

Accueil téléphonique et physique

- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

- Accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs

- Prendre des messages et les relayer

Organisation des agendas de l’équipe d’encadrement

- Prendre les rendez-vous

- Assurer la saisie dans les agendas dédiés : des informations liées aux événements organisés sur le territoire et impactant le service de la Police Municipale ainsi que des plannings des différentes astreintes (services de la ville, élus, partenaires institutionnels…)

Gestion administrative

- Enregistrer, trier et dispatcher le courrier dans les différents services et transmettre les parapheurs visés par le Directeur

- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de la direction

- Rédiger des notes et courriers divers

- Assurer la gestion des vœux du directeur

- Gérer les candidatures (enregistrement, prise de rendez-vous, retour à la Direction des Ressources Humaines)

Agent polyvalent pouvant être amené à effectuer des missions ne figurant pas dans la présente liste au regard des nécessités de service ainsi que les tâches de ses collègues du pôle administratif, pendant leur absence.

COMPÉTENCES :

Profil recherché : Maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook). Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales. Techniques d’assistanat (prise de note…), techniques de classement et d’archivage, techniques d’accueil.

Sens du service public, bonnes qualités de rédaction et maitrise de l’orthographe, sens de l’organisation, savoir gérer les priorités et les aléas, savoir rendre compte et alerter sa hiérarchie, esprit d’initiative, sens du travail en équipe.

Rigueur professionnelle, disponibilité, discrétion et confidentialité.

Lieu de travail : poste central de la Police Municipale situé au 5 rue Léon Le Royer à Meaux

Temps de travail et congés : 36 heures - temps complet - (25 CA + 6 RTT)

Les + : participation mutuelle et prévoyance (contrat labellisé), forfait mobilité durable, CET, restaurant administratif, adhésion CNAS (www.cnas.fr), COS : service de billetterie à tarif réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles ...), bons rentrée scolaire.

Dans le cadre de sa politique de recrutement, ce poste est ouvert aux travailleurs handicapés.