Assistant services économique et accueil, administratif, logistique F/H

Versailles est une ville dynamique et attractive où il y fait bon vivre, se divertir, se cultiver, étudier et travailler.

Fière de son histoire et de son patrimoine, Versailles s’inscrit néanmoins dans l’avenir avec de nombreux projets orientés vers le progrès et la modernité.

Avec près de 140 métiers, la collectivité recrute environ 200 personnes par an par voie statutaire ou contractuelle, dans des domaines d’activités variés (urbanisme-architecture, espaces verts, affaires culturelles, éducation-petite enfance, sécurité, services techniques …).

Rejoindre les services de la Ville, c’est travailler pour une population de 86 000 habitants sur un territoire de 2618 hectares dont 1275 d'espaces verts : un mariage harmonieux entre ville et nature. Ce cadre privilégié s’articule en 8 quartiers et un maillage de services publics de proximité où 1800 agents travaillent quotidiennement à rendre un service public de qualité au plus proche des citoyens.

Rejoignez-nous !

Poste partagé entre les services développement économique, ville intelligente et affaires générales :

Missions principales services développement économique et ville intelligente :

• Assurer l’accueil, la gestion du courrier, le suivi administratif des délibérations et décisions en relation avec le service des assemblées,
• Gestion des agendas de la direction des services développement économique et ville intelligente (planification, gestion et organisation de rendez-vous, organisation des déplacements …),
• Suivi des dossiers et projets en cours, appui à l’organisation d’événements et de manifestations (salons, colloques …) des services développement économique et ville intelligente.

Missions ponctuelles :

• Accueil à la Maison des Entreprises

Missions principales affaires générales :

Accueil

• Orientation des visiteurs, élus, partenaires, …
• Appels téléphoniques : gestion du standard, prise de message
• Réception des livraisons, dispatch aux destinataires
• Gestion de l’affichage à l’accueil, informations et documents mis à disposition du public

Gestion du courrier / mails / parapheurs

• Enregistrement du courrier arrivé (scan), factures (scan), parapheurs et dispatch
• Enregistrement du courrier départ La Poste, courriers internes, parapheurs
• Distribution journaux auprès des services
• Boite mail « contact » : dispatch aux services, réponse aux demandes

Logistique interne

• Gestion des salles : accès, réservation, armoire à clés
• Flotte véhicules du siège : réservation, veille stationnement, déplacement, signalement des anomalies aux services compétents
• Préparation roulage : diffusion de supports de communication aux villes
• Assistance photocopieurs, machine à café et ascenseur : signalement au prestataire, …
• Maintenance bâtiment du siège : Signalement des anomalies et petits travaux

Assistanat

• Traiteurs : gestion des approvisionnements (devis, suivi, commande), suivi stock
• Commande et suivi stock : fournitures, papeterie, produits « Covid », boissons, gâteaux
• En lien avec les services (publipostage, mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)

Missions ponctuelles

• Aide auprès des services (mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers …)
• Surveillance stationnement / parc véhicule

Appartenance à un ou des groupes de travail :

Groupe prévention des risques

Formation :

Niveau BTS services accueil assistance

Expérience :

Expérience sur un poste similaire appréciée

Savoir-faire :

• Maitriser les outils bureautiques Word, excel, ppt
• Savoir travailler en équipe
• Maitrise des outils numériques
• Culture générale
• Organigramme
• Techniques rédactionnelles

Savoir-être :

• Sens de l’accueil Bonne présentation
• Qualités relationnelles
• Rigueur
• Esprit d’équipe

Conditions d'emploi

Cycle de travail :

Poste à 36h /semaine

Contrainte(s) liée(s) au poste :

Encadrement de stagiaires

Nombre de jours de congés :

25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition

Avantages :

Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance

Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%

Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)