Assistant ou assistante auprès de la Présidence H/F

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Assistant ou assistante auprès de la Présidence
Emploi-type : Secrétaire administratif-ve (SAENES) ou Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission : Placé-e sous l'autorité du chef ou de la cheffe de cabinet, au sein d'une équipe de 4 assistantes et assistants et en interaction étroite avec des attachés, l'assistant ou l'assistante de la présidence assure l'organisation de l'agenda et de l'activité des vice-présidentes et vice-présidents, et assiste le cabinet dans l'exécution de ses activités notamment événementielles et protocolaires.

Activités principales :
Gestion des agendas de vice-présidentes et vice-présidents (VPs) et appui logistique

• Organisation et gestion des agendas des VPs
• Préparation des rendez-vous en étroite relation avec les VPs et les membres du cabinet : montage de réunions, réservation de salles et de visioconférences, préparation dans l'agenda des ordres du jour et participants, préparation du dossier, accueil
• Interaction et suivi des demandes des VPs auprès des interlocuteurs internes et de partenaires, y compris internationaux
• Traitement et rédaction de mails et courriers simples, appels
• Suivi des signatures, pouvoirs et participations des VPs aux instances internes et extérieures
• Préparation et mise en oeuvre des déplacements des VPs, en relation avec le service chargé des réservations : cadrage logistique, identification des billets et de l'hébergement, ordres de mission
• Passation de commandes en lien avec l'agenda des VPs : prestations traiteurs, achats logistiques

Accompagnement du cabinet et appui logistique

• Appui à la gestion logistique des événements portés par la présidence, en lien étroit avec le chef ou la cheffe de cabinet et les attachés
• Organisation des contacts de la présidence, trombinoscopes internes et externes
• Construction et mise à jour de listes de diffusion fiabilisées au fil de l'eau
• Diffusion de documents et archivage rigoureux.
• Participation à des réunions de cabinet.
• Suivi du calendrier des instances et des réunions de gouvernance avec les composantes
• Suivi des demandes d'interventions informatiques, de fournitures de bureau, de prestations événementielles, en relation avec le service gestionnaire (bons de commandes, facturations, etc.)

Autres activités :
Dans le cadre de l'organisation mise en place par le chef ou la cheffe de cabinet :

• Binôme avec la seconde assistante de la présidence pour la gestion de l'agenda des VPs et remplacement en cas de congés ou d'absence
• Coordination avec l'assistante personnelle de la présidente et avec le gestionnaire des services généraux

Connaissances transversales souhaitées :

• Connaissances de l'organisation et du fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Connaissance générale des procédures administratives
• Anglais intermédiaire

Savoir-faire :

• Techniques de secrétariat (gestion d'agendas complexes, prises de rdv…)
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, google agenda, Word, Excel, Power Point)
• Bon rédactionnel et très bonne orthographe
• Grande capacité d'organisation
• Tenue de liste de tâches à accomplir
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie de l'avancée des dossiers confiés
• Capacité d'agir dans des délais très courts avec méthode et rapidité
• Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes

Savoir-être :

• Disponibilité et réactivité
• Rigueur et conscience professionnelle
• Discrétion professionnelle
• Excellent relationnel et sens du travail en équipe