Assistant GPEEC H/F

A seulement 10 minutes de Paris et avec plus de 110 000 habitants, la ville d’Argenteuil est la troisième plus grande ville d'Ile-de-France. Territoire dynamique à travers ses projets d'envergures et ses actions auprès de ses habitants, elle se caractérise notamment par son attractivité culturelle et sportive. Avec une volonté constante d'adapter ses offres de services aux besoins de la population, ce sont plus de 2500 agents qui œuvrent au quotidien au sein des services municipaux.

La direction des ressources humaines recherche un assistant GPEEC - Gestion Prévisionnelle des Effectifs, des Emplois et des Compétences H/F

Sous la responsabilité du chef de service GPEC, vous exercez vos fonctions au sein d'une équipe composée de 3 assistantes GPEC, 5 chargés de GPEC, et 2 chargés de formation.

Vous assurez une mission d'assistanat administratif, auprès du chef de service, des chargés de GPEC et des chargés de formation, sur tous les sujets relatifs au recrutement, à la formation, à la mobilité interne et au reclassement.

Vous assurez, avec les assistantes GPEC, toutes les tâches administratives qui incombent au service.

Missions et activités du poste

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des agents et des candidats internes et externes,
• Apporter un premier niveau d’information aux demandes,
• Rédiger les courriers (recrutement, mobilité, réintégration, réponses aux candidatures, ...),
• Suivre les parapheurs mis en signature,
• Planifier les entretiens de recrutement,
• Mettre à jour et saisir les données dans les progiciels RH (Inser, Yootalent…),
• Actualiser les différents tableaux de bord et les dossiers des agents,
• Participer à la préparation, à la présentation des activités au cours des réunions de service,
• Veiller et assurer les questions logistiques nécessaires à la mise en place des activités du services ; en lien avec les autres directions : Caisse des écoles, DSI, Evènementiel et Logistique…pour la réservation des salles, le matériel, les équipements informatiques…,
• Classer et archiver les dossiers et tout autre document,
• Assurer l'accueil de la direction en cas d’absence des chargées d’accueil,
• Recevoir et/ou contacter les nouveaux agents recrutés et constituer leurs dossiers administratifs (récolte des documents nécessaires, demande de casier judiciaire, DPAE, vacances d’emploi,...),
• Assurer le suivi des candidatures et des entretiens,
• Scanner et enregistrer les candidatures dans le logiciel recrutement,
• Assurer la logistique des formations : inscription, convocation, réservation des salles, mise à disposition du matériel et rédaction des feuilles d’émargement,
• Saisie et suivi sur le logiciel de formation,
• Mise à jour des tableaux de bord (activité et budget).

Qualifications exigées

• Baccalauréat ou équivalent dans le domaine des ressources humaines : secrétariat, assistant de gestion administrative, assistant ressources humaines

Connaissances attendues

• Fonctionnement, acteurs et activités d’un service ressources humaines,
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, ...),
• Logiciel de gestion RH (Astre, ATS de traitements des candidatures, diffusion des annonces, communication avec les candidats...),
• Logiciels de bureautique,
• Vocabulaire professionnel en RH,
• Techniques de recherche documentaire,
• Communication orale et écrite.

Compétences attendues

• Traitement des dossiers et saisie de documents,
• Gérer et actualiser une base d'informations (traitement de texte, tableur),
• Vérifier la validité des informations traitées,
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion RH,
• Savoir rédiger des documents administratifs,
• Enregistrer ou saisir des données informatiques,
• Accueil physique et téléphonique du public,
• Recevoir et orienter les demandes,
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents,
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, ...).

Qualités requises

• Avoir un esprit d’équipe, prendre des initiatives,
• Avoir un sens de l’écoute et de très bonnes qualités relationnelles (posture et présentation),
• Respect des obligations : réserve, discrétion et confidentialité,
• Rigueur et respect des échéances,
• Autonomie,
• Disponibilité, rigueur et sens de l’organisation.