Assistant en gestion financière des conventions de recherche F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Assistant-e en gestion financière des conventions de recherche - Pôle France
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission : L'Assistant-e en gestion des affaires financières France est chargé(e) d'assurer la gestion et le suivi des dépenses liées aux projets de recherche de Sorbonne Université financés par des partenaires français, publics ou privés, gérés par la DR&I. Il/elle assure, de manière autonome, le suivi des conventions complexes : PIA, conventions en cofinancement, contrats avec la Région type Feder, Dim, SESAME…où le risque financier est accru.
Il/elle vient en appui du chef de pôle pour les tâches de contrôle et pilotage des activités du pôle.

Activités principales :

Suivi budgétaire :
Ouvrir et modéliser une ligne de crédit dans le logiciel SIFAC GBCP
Réaliser et vérifier la répartition budgétaire pluriannuelle par convention des coûts directs et des overheads
Ouvrir et suivre les crédits tout au long de la vie d'une convention et clôturer les crédits

Suivi de dépenses et recettes :
Valider les devis de recrutement, les demandes d'achat d'équipement et saisir les prestations interne des conventions
Effectuer les appels de fonds auprès des financeurs, émettre les factures et suivre les encaissements effectifs

Réalisation des justifications financières :
Réaliser les justifications financières selon les règles des financeurs tout en contrôlant l'éligibilité des dépenses, dans les délais imposés afin d'éviter les rejets des bilans
Faire les reversements aux partenaires dans le cas où SU est le coordinateur d'un consortium
Préparer les audits (collecte d'informations et des pièces justificatives auprès des différents acteurs - labo, DRH, etc..,)

Clôture des conventions :
S'assurer qu'il n'existe plus de flux en dépenses et en recette avant de clôturer la convention
Faire des remboursements de trop-perçu auprès des financeurs
Archiver les conventions clôturées

Et en général :
Réaliser toutes les autres tâches relatives à la gestion ou au suivi des conventions et à la vie du bureau
Être l'interlocuteur/trice des gestionnaires, responsables scientifiques et financeurs, sur toute question relative à la gestion financière des conventions
Participer au pilotage du pôle France : uniformisation des tableaux de bord, formation aux gestionnaires des laboratoires

Outils spécifiques à l'activité : SIFAC, SAFIR
Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de SU et de ses trois facultés
• Connaissance du domaine financier et comptable et des règles de la comptabilité publique

Savoir-faire :

• Bonne maîtrise informatique, notamment pour l'utilisation des logiciels Sifac, Word et Excel
• Bonne connaissance des exigences de justification des organismes publics (ANR, DGE, BPI, REGION, CANCEROPOLE…)
• L'expérience dans élaboration des rapports financiers pour des contrats de recherche
• Savoir organiser et planifier son travail à partir des priorités, en tenant compte des échéanciers serrés
• Être force de proposition des améliorations

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Être réactif/ve, notamment vis-à-vis des responsables scientifiques, gestionnaires de laboratoires et partenaires extérieurs et dans la gestion des délais
• Autonomie, rigueur, méthode et précision dans le travail
• Sens de l'organisation et de la coordination
• Avoir l'esprit d'équipe, le sens du contact
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Polyvalence et capacité d'adaptation