Assistant en gestion administrative et financière F/H

Missions principales : Pilotage et contrôle des activités relatives aux affaires générales, aux finances, à la communication et à la gestion des ressources humaines de la Faculté des STAPS ainsi que celles en lien avec le Collège Sciences de l'Homme : Pôle Scolarité Examens (1400 inscriptions, 4 Licences, 1 Licence Professionnelle et 4 Parcours de Master), le Pôle RH - Finance et communication (gestion du budget, collecte de la taxe d'apprentissage, RH) et le Pôle Accueil - Inscriptions
Activités principales :
• Assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
• Établir et proposer un budget, contrôler sa répartition et son exécution. Faire le suivi et l'analyse des dépenses
• Contrôler l'application des règles et procédures administratives
• Diriger et animer une équipe et la mobiliser sur des objectifs de service (y compris des agents d'entretien)
• Coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure
• Organiser des réunions d'équipe et faire des comptes rendus
• Réaliser les entretiens d'évaluation professionnelle et accompagner les agents sur leurs dossiers d'avancement
Contribuer à la gestion administrative de la faculté
Vous assurez la circulation de l'information au sein de la faculté
Vous préparez les conventions de partenariats avec les enseignants porteurs du projet et la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) puis les soumettez aux instances pour vote
Vous contribuez au déploiement de la stratégie de la Faculté et assistez le directeur dans le traitement des dossiers (SGSE)
Vous préparez les séances du Conseil de Faculté, établissez les comptes-rendus et assurez l'interface avec le Conseil de Collège ainsi que le service dédié à la gestion des cursus
Vous assurez le suivi des affaires statutaires et réglementaires
Vous êtes le point de contact du Pôle Patrimoine et Environnement pour le suivi des interventions de maintenance et des travaux, pour la sécurisation des locaux et pour la gestion des personnels d'entretien (GPUC)
Vous assurez ou contribuez à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités
Contribuer à la gestion financière de la faculté
Vous faites les engagements juridiques et les services faits (GFC)
Vous préparez le dialogue de gestion, participez à la construction du budget, contrôlez son exécution et assurez le suivi de la consommation des dépenses et des recettes
Vous participez à l'élaboration du budget de l'UF en lien étroit avec la direction de la faculté et la direction du Collège et saisissez les maquettes dans l'outil métier GFC
Vous suivez l'exécution du budget (en dépenses et en recettes) sur Business Object en lien avec la référente finance du Collège
Assurer le suivi des activités pédagogiques et de scolarité
Vous coordonnez les activités des secrétaires pédagogiques (utilisation d'APOGEE)
Vous encadrez la préparation des examens, en lien avec le service Scolarité et le service PHASE
Vous participez au groupe de pilotage de l'Offre de Formation

Titulaire d'une Licence ou Bac+3 à minima, vous avez une expérience réussie dans la gestion administrative et financière d'une structure publique ?
De plus, vous :
• Maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office) et idéalement les outils GFC (Dépenses, Recettes, Budget, Missions), Business Objet.
• Connaissez les règles de la comptabilité publique
• Avez une appétence managériale avérée.
• Détenez des qualités rédactionnelles, relationnelles et savez rendre compte.
• Êtes organisé, avez le sens du travail en équipe et savez travailler en autonomie avec prise d'initiative.
Vous vous reconnaissez ? Alors postulez !
Plus d'informations :
Sous l'autorité hiérarchique de la RAF du Collège et en lien fonctionnel avec le Directeur de la faculté, l'assistant en gestion administrative et financière de la Faculté des STAPS contribue à la gestion administrative et financière de la structure. Il encadre les 9 personnels administratifs (1 cat. A, 1 cat B et 7 cat. C) du site Pessac et Anglet et assure par ailleurs un encadrement fonctionnel de proximité pour les 3 personnels d'entretien de ce site (rattachés au Pôle Patrimoine et Environnement).
Poste ouvert prioritairement aux agents titulaires de la fonction publique de catégorie A et aux agents contractuels.
• Si recrutement d'un agent titulaire :
Poste à pourvoir à compter du 01/07/2025.
Rémunération : IFSE socle « IGE » Classe Normale : 569 € bruts pour les titulaires de la Fonction Publique + Groupe 3 Bis soit 25 points de NBI et 250 € bruts mensuel
• Si recrutement d'un agent contractuel :
Poste à pourvoir à compter du 01/07/2025 au 31/08/2026 soit 14 mois
Salaire mensuel brut si contractuel (primes incluses) : 2 623 € à 2 839 € selon votre profil et votre expérience.
Localisation du poste : poste basé à Pessac - 12 avenue Camille Jullian, parking, bus, vélo.
Avantages liés au poste :
• Forfait de congés annuels dès la première année de contrat
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours accueil et formations
Processus de recrutement :
Les candidatures seront étudiées au fil de l'eau. Nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien dès la clôture de l'offre.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !