Assistant.e de formation

Contexte et environnement de travail  :
- 5 postes au sein du pôle développement RH : un(e) responsable du pôle (cat.A), un(e) assistant(e) de formation ( cat.B) et un(e)gestionnaire en développement RH (cat.C) et un(e) chargé(e) de recrutement des pesonnels BIATSS
- Des formations à la prise de poste (logiciel GEFORP de gestion des formations, module financier de l'application Cocktail) sont prévues
- Interlocuteurs internes : tous les agents (enseignants et BIATSS) de l'université susceptibles de se former : accueil, information, recueil et traitement des demandes, suivi et envoi des convocations et attestations, ouverture et fermeture des sessions de formation intra
- Service logistique : réservation de salles et de matériel
- Service financier : Remise en concurrence ou demande de devis, transmission au service financier, réception de bons de commande, suivi de l'état d'avancement des formations, notifications du service fait.
- Intervenants internes : planification des sessions de formation
- Interlocuteurs externes : Organismes de formation : prise de contact, remise en concurrence, planification des sessions de formation.
- Responsables et assistant(e)s formation du réseau IDF et du réseau Parfaire
Activités du poste :
- Accueillir et informer les agents
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions réalisées
- Diffuser l'information relative aux procédures de gestion (recrutement, concours, mobilité, formation...)
- Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines
- Participer à la réalisation de bilans d'activité
- Préparer et rédiger les actes de gestion relatifs à la carrière des personnels fonctionnaires et contractuels en lien avec la formation et les concours
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Rédiger des notes et des courriers administratifs
- Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents
- Participer à l'élaboration du rapport social unique
- Informer et conseiller les services en matière de gestion RH
- Concevoir des actions de formation

Connaissances requises pour le poste
 - Appliquer les dispositions réglementaires
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion des ressources humaines de la fonction publique
- Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- L'organisation et le fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives
- Notions de base de la gestion financière et comptable
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes (secrétaire-gestionnaire, relais RH...) et externes
- Travailler en équipe et au contact du public
- Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré et les logiciels courants (bases de données, traitement de texte, tableur,...)
 
Compétences professionnelles
 - Rigueur, capacité d'organisation, autonomie
- Qualités relationnelles, sens de l'écoute et de l'accueil
- Discrétion, confidentialité, devoir de réserve
- Réactivité, disponibilité et esprit d'équipe