Assistant.e de direction H/F

Venez bifurquer en Seine-Saint-Denis ! Pour donner du sens à votre parcours professionnel, empruntez le chemin de la Seine-Saint-Denis.

Avec ses 8000 agents, le territoire construit son avenir en menant des actions éducatives, environnementales et sociales ambitieuses. Un territoire qui se transforme à la hauteur des événements et des équipements qu'il va accueillir.

Au sein de notre collectivité, + de 200 métiers ont permis à tous nos collaborateurs·trices de prendre en main leur carrière.

Chacune de nos missions a du sens, nous accompagnons, nous changeons le regard et nous transformons positivement le territoire.

 Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.

Raison d’être du poste :

L’assistant.e de direction assure la tenue du secrétariat de la DINSI (gestion des agendas, gestion du courrier etc.). Il /elle collabore avec l’ensemble des encadrants de la direction (directeurs, chefs de services et de bureaux etc.) afin de les assister dans l’organisation fonctionnelle de leurs activités.

Missions principales :

• Organiser et ajuster les emplois du temps par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc.).
• Assurer les fonctions relatives au secrétariat pour la direction : accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre, gestion et suivi du courrier entrant/sortant et des parapheurs (mise en forme, enregistrement) etc.
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ; prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu et remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation powerpoint...)
• Gestion et coordination des évènements transversaux de la DINSI (Plénière direction et services, évènements conviviaux, etc …)
• Référente Hygiène et sécurité pour la direction : exercice d’évacuation incendie, tenue du registre hygiène et sécurité
• Veiller à la bonne tenue des espaces partagés : encombrement des couloirs, dalles descellées, affichage, etc., pour transmission le cas échéant des éléments au référent logistique du BAG

Compétences attendues :

Relationnelles :

• Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
• Savoir travailler en équipe et en transversalité
• Savoir transmettre les informations à sa hiérarchie et l’alerter des aléas, contraintes et difficultés rencontrées
• Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs

Organisationnelles :

• Savoir organiser son travail en fonction des objectifs, des priorités et de la charge de travail
• Savoir faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’initiative
• Connaître les circuits et procédures administratives internes à la collectivité

Techniques :

• Superviser un agenda et les prises de rendez-vous
• Maîtriser les outils bureautiques, téléphoniques, et les logiciels métier spécifiques
• Savoir chercher l’information et la vérifier

Moyens mis à disposition : Outils informatiques, messagerie Outlook, applications métier
Niveau d’études : Diplômes requis : BAC