Assistant(e) de direction

Le Crous de Toulouse-Occitanie est un établissement public administratif qui accompagne la vie étudiante dans les 8 départements (Ariège, Aveyron, Gers, Haute-Garonne, Hautes-Pyrénées, Lot, Tarn, Tarn et Garonne) de l'Académie de Toulouse. Le Crous a pour mission d'accompagner les étudiants dans la réussite de leurs parcours d'études

Le poste est à pourvoir aux services centraux du Crous de Toulouse-Occitanie.

L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction générale de l'établissement, il / elle est placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet.

Effectif du service : 5 personnes : Directrice générale, Directrice adjointe, Directrice de cabinet, 1 Assistante de direction, 1 Secrétaire de direction

Activités principales :

Le ou la secrétaire de direction exécute un ensemble d'activités d'accueil et de secrétariat, au sein du Cabinet, qui concourent au bon fonctionnement de la Direction générale du Crous de Toulouse - Occitanie.

Gestion administrative

• Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes et comptes rendus
• Classement et archivage des documents (papier et numérique)
• Gestion du courrier et des mails de la direction générale
• Suivi des parapheurs et des signatures
• Gestion des devis, mises en concurrence et service fait de la direction générale

Organisation et coordination

• Gestion des agendas
• Organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique, comptes rendus)
• Gestion des ordres de mission des agents et des états de frais de déplacement de la direction générale

Accueil et communication

• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs
• Filtrage et orientation des demandes
• Interface entre la direction, les agents et les partenaires institutionnels

Suivi et reporting

• Suivi des échéances, dossiers et décisions
• Aide à la préparation des instances (comité de direction, conseil d'administration, réunions)
• Traitement (collecter, classer et mettre à jour) et transmission de l'information.
• Transmission des informations et consignes de la direction générale

Attractivité du poste :

• Le remboursement d'une partie des frais de transport,
• Une contribution à la mutuelle,
• Un restaurant administratif
• Des prestations d'action sociale sous conditions,
• Chèques cadeaux
• Des droits à congés (jusqu'à 55 jours/an
• Télétravail sous conditions,
• Compte épargne-temps (CET)

Compétences :
- Maîtriser les outils bureautiques- Avoir une aisance rédactionnelle et relationnelle.- Savoir prioriser les urgences- Maîtriser la gestion administrative- Aptitudes à travailler divers dossiers en simultané- Modalités d'accueil

Compétences opérationnelles :
- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie- Savoir planifier et respecter des délais- Capacité à rendre compte- Appliquer des procédures et des règles- Accueillir et prendre des messages- Gérer les priorités et le temps

Compétences comportementales :- Sens de l'organisation - Dynamisme et polyvalence - Rigueur / fiabilité / loyauté- Qualités relationnelles - Disponibilité liée à variabilité éventuelle des horaires de travail - Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation- Nécessité de confidentialité et de discrétion liées à la nature du poste- Sens de la confidentialité et de l'éthique