Assistant.e de Direction

L'assistant/assistante de direction accompagne la directrice ou le directeur général(e) des services (DGS) afin de faciliter et d'optimiser son activité. En étroite collaboration avec la ou le DGS, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble de ses activités.
Les principales missions sont :
Gestion de l'agenda
+ Gérer et optimiser l'agenda avec un souci de cohérence et de priorité des actions et d'équilibre organisationnel
+ Organiser les déplacements de la ou du DGS
+ Préparer et planifier les réunions (assurer toute la logistique de l'organisation des réunions : ordre du jour, rédaction des comptes-rendus, ...)
+ Assurer le suivi et le respect des échéances des services de la DGS


Assurer le secrétariat
+ Elaborer le budget de la direction générale des services en lien avec la ou le DGS et en suivre l'exécution,
+ Réaliser des outils d'analyse et de reporting financier,
+ Gerer les commandes des titres repas de l'ensemble des agents rattachés à la Direction Générale des Services et à la Direction
+ Rédaction de notes, comptes-rendus, supports de présentation,
+ Centraliser les besoins en formation des agents de la direction générale des services, veiller à la priorisation des demandes et les transmettre aux ressources humaines.
+ Valider les demandes de congés et d'absence de la ou du DGS
+ Gestion administrative et financière courante (dépenses, devis etc..)
+ Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).


Gestion des évènements
+ Organiser les événementiels internes et en assurer la logistique :
o Accueil des nouveaux,
o Journée des personnels en lien avec la Chefferie de cabinet
o Journée de noël,
o Séminaires et comités de la DGS
o Groupes de travail divers, formations
+ Participer à l'organisation des instances de l'Amue en lien avec la Chefferie de cabinet


Gestion du courrier et des mails
+ Gérer, assurer le suivi du courrier et des mails de la ou du DGS, rédiger des projets de réponse, assurer les envois
+ Trier le courrier sur le site parisien
+ Gestion et suivi du courrier de la Direction : enregistrement du courrier reçu et dispatching en l'absence de la Chefferie de cabinet

Savoir
Maitrise des outils bureautiques et logiciels (Excel, Word, Powerpoint)
Maitrise des techniques de communication écrites et orales

Savoir faire
Bonnes compétences rédactionnelles
Savoir gérer les pics d'activités ainsi que la diversité des sollicitations
Savoir prioriser et hiérarchiser
Être méthodique et précise dans les procédures
Savoir rendre compte de son activité
Excellente capacité d'organisation de son activité

Savoir être
Grande discrétion
Dynamisme et proactivité
Sens du relationnel et diplomatie
Grande rigueur
Sens de l'organisation
Ponctualité
Disponibilité
Statut
Fonctionnaire : détachement sur contrat ou mise à disposition.
Contractuel : contrat de droit public de 3 ans (renouvelable une fois puis reconduction sur un CDI).

Localisation
Le poste est implanté à Paris.
Des déplacements ponctuels à Montpellier sont à prévoir.

Avantages
+ Aménagement possible du temps de travail (possibilité sur 4.5 jours sous conditions).
+ Titres repas
+ PC portable
+ Jusqu'à 3 jours par semaine
+ Comité d'entreprise
+ Mutuelle : prise en charge jusqu'à 15 € par mois sous réserve des justificatifs.

Rémunération
Entre 25 k€ et 35 k€ par an.