Assistant.e de direction auprès de la DG (H/F)

Située au sein de la Métropole du Grand Paris, à 3,5 km de Paris, la ville de Bagneux, membre de l’établissement public territorial Vallée Sud Grand Paris, connait d’importantes transformations de son territoire, polarisées notamment autour de la desserte prochaine de ses quartiers Nord par les lignes 4 et 15 du métro d’une part et la reconversion du quartier des Mathurins d’autre part. Elle compte un peu plus de 40 000 habitants.

Assistant.e de direction auprès de la DG (H/F)

 (Cadre d’emplois des Rédacteurs – catégorie B)

est recherché.e pour la Direction Générale

Au sein de la direction générale de la mairie de Bagneux, hiérarchiquement rattaché à la directrice de l’administration générale et fonctionnellement rattaché aux membres de la DG dont il/elle assure l’assistance, l’assistant.e de direction accompagne les cadres dans l’organisation quotidienne de leur travail, et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d’assistance technique.

ACTIVITES :

Au sein d’une équipe composée de 3 agents, et dans le cadre d’un fonctionnement essentiellement en binôme, l’assistant.e de direction a pour activités principales :

• L’organisation de la vie professionnelle de la DGS et d’une DGA : gestion des agendas, planification et organisation des réunions et des rendez-vous… ;
• La réalisation et la mise en forme de travaux bureautiques : rédiger des documents et mettre en forme tous supports écrits 
• Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des documents et dossiers ;
• Le suivi de dossiers, des projets et activités de la DG : gestion  de l’information, de courriers, de dossiers et prise en charge les aspects logistiques et les moyens matériels du service (réservations / commandes de matériel, fournitures consommables, …) ;
• L’accueil téléphonique et physique au secrétariat de la DG en interne et en externe ;  

PROFIL REQUIS :

• Titulaire d’un diplôme de niveau bac ou diplôme homologué au niveau IV
• Connaissance de l’environnement administratif, institutionnel et politique des collectivités territoriales
• Aisance en communication orale et écrite
• Capacité rédactionnels de notes et compte-rendu
• Capacité à traiter l’information et la documentation professionnelle
• Maîtrise des outils bureautiques (logiciels de bureautique ; logiciels métiers : SIGF, SIRH, gestion du courrier, administration numérique, …) et utilisation des outils collaboratifs (partage de documents, travail à distance, …)
• Maitrise des méthodes de classement et d’archivage (physique et numérique)
• Capacités d’adaptation, à prioriser et à prendre des initiatives
• Sens relationnel
• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation
• Discrétion et strict respect des règles de confidentialité