ASSISTANT.E DE DIRECTION AU SECRETARIAT DES ELUS ET DE LA DIRECTION GENERALE F/H

A 12 kilomètres de Paris, la ville de La Celle-Saint-Cloud, dans le département des Yvelines, se distingue par son cadre de vie particulièrement agréable, grâce à la richesse de son patrimoine urbain et architectural mais également par sa proximité de la nature variée en ville. A 20 minutes de la gare Saint-Lazare, La Celle-Saint-Cloud (plus de 20.000 habitants) est ainsi accessible par la ligne L du Transilien, renforcé en cela par un réseau fourni de lignes de bus et par l’autoroute A13. Forte d’un haut niveau d’équipements publics, éducatifs, sportifs et culturels avec notamment un conservatoire renommé, en faveur de l’ensemble des Cellois, indépendamment de leur âge ou de leur lieu de résidence, la ville bénéficie par ailleurs d’un tissu commercial varié concourant directement à la qualité de vie offerte aux habitants.

L’administration municipale est enfin très engagée pour délivrer un service public local de qualité et de proximité grâce à la mobilisation de l’ensemble de ses collaborateurs et collaboratrices. A ce titre, elle axe sa politique en faveur de la formation, de la mobilité, des évolutions professionnelles et de la communication interne.

Pour accompagner le, Maire et ses équipes la ville de la Celle Saint Cloud recherche pour le secrétariat des élus :

UN.E ASSISTANT.E DE DIRECTION AU SECRETARIAT DES ELUS ET DE LA DIRECTION GENERALE

Missions du poste

Sous l’autorité du Maire et de la Directrice Générale des Services (DGS) et en binôme avec une assistante de direction, vous êtes en charge des missions suivantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire des élus

Vous accueillez les personnes se présentant au secrétariat, vous mettez à jour les divers annuaires et vous planifiez les rendez-vous logement.

• Assurer l’organisation des activités du Maire et de son agenda

Vous organisez l’agenda selon les priorités établies et vous contrôlez en permanence et avec rigueur l’agenda du Maire.

Vous assurez toute la logistique relative à l’organisation de réunions, vous mettez à jour les dossiers du Maire et vous effectuez la bonne transmission des informations.

• Assurer le secrétariat des Elus et de la DGS 

Vous prenez en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas et du planning des permanences et congés des élus, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus… 

Vous gérez l’agenda de la DGS et êtes le relais avec les services. Vous anticipez, mettez en œuvre et coordonnez les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du DGS.

• Participer à la gestion de dossiers spécifiques

Vous contribuez à l’organisation de diverses cérémonies ou manifestations (médailles d’honneur, conseil des œuvres sociales, vœux du personnel, réunions des conseils de quartier…), vous suivez et organisez les représentations des élu.e.s dans les différentes instances.

Vous pouvez également être amené.e à constituer d’autres dossiers selon les demandes des élus et de la DGS.

La transmission des informations et le travail en coordination avec votre binôme font partie intégrante de vos fonctions comme le respect des obligations de discrétion et de confidentialité. 

Profil recherché

Titulaire d’un BTS Assistant manager.

Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de direction indispensable.

Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des services souhaitées.

Parfaite maitrise des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.

Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public.

Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus.

Conditions de recrutement

Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux ou des adjoints territoriaux, selon le profil recruté.

Poste permanent à pourvoir à compter du 1er mai 2024, ouvert aux titulaires et non-titulaires de la fonction publique territoriale.

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + IFSE, 13ème mois, CNAS, Amicale du personnel et accès self hôtel de ville.

37H30 par semaine – 25 CA et 14 RTT.