Assistant.e au Secrétariat Général d'ERUA (H/F)

L'assistant.e sera rattaché.e au secrétariat général de l'alliance, placé auprès de la présidence de l'université Paris 8. Le secrétariat général est l'organe de coordination générale de l'alliance ERUA. Il veille à la bonne mise en œuvre des activités de l'alliance et porte sa vision stratégique
L'assistant.e travaillera étroitement avec la secrétaire générale et avec l'équipe coordinatrice du projet ERUA à Paris 8. Il/Elle aura pour mission principale de soutenir toutes les questions administratives et organisationnelles du secrétariat général d'ERUA.
Principales activités  :
Ø  Gestion de l'agenda de la secrétaire générale
Ø  Organisation et suivi des déplacements de l'équipe du secrétariat général (réservations, ordres de mission, etc.)
Ø  Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi de documents (courriers, tableaux, documents de synthèse, comptes rendus de réunions, etc.) du secrétariat général
Ø  Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) du secrétariat général et de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques, etc.) : gestion et réservation des salles de réunion, commandes auprès de fournisseurs externes, gestion des invitations, etc.
Ø  Communication régulière avec les membres de l'alliance
Ø  Suivi du budget du secrétariat général (suivi de l'état des dépenses, engagements, attestation de service fait, etc.) en étroite coordination avec le service des relations et de la coopération internationale
Ø  Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données, notamment les listes de diffusion, contacts, abonnements divers, etc.

FORMATION ET EXPERIENCE
Ø  Baccalauréat ou équivalent
Ø  Expérience antérieure pertinente dans un rôle similaire, de préférence dans le secteur de l'enseignement supérieur ou dans un contexte international.
 
Compétences attendues
Langues
Ø  Français est la langue de travail
Ø  Anglais avancé écrit/oral (B2/C1) indispensable
 
Compétences opérationnelles
Ø  Maîtrise des outils de communication modernes et des logiciels de bureautique courants (messagerie électronique, outils web, outils de visioconférence, pack office, notamment excel et powerpoint).

Compétences comportementales
Ø  Très bonne expression orale et écrite
Ø  Excellente aptitude à l'organisation et à la coordination
Ø  Sens de l'accueil, aptitude relationnelle et diplomatie
Ø  Esprit d'initiative et capacité d'anticipation
Ø  Grande capacité d'adaptation et flexibilité
Ø  Très bonne capacité de travailler à la fois en autonomie et en collaboration avec d'autres personnes à différents niveaux de l'organisation et des différentes universités de l'alliance
Ø  Rigueur et discrétion professionnelle
Ø  Excellente capacité à hiérarchiser les priorités et les urgences