L’offre que vous souhaitez consulter n’est plus en ligne.

ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE (H/F)

INSEP  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : PARIS
  • Catégorie : B
  • Date de publication : 03/07/2020
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

L’INSEP, Institut National du Sport, de l’Expertise et de la Performance, est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du Ministère des Sports.

Comprenant 300 agents et plus de 150 entraîneur.e.s permanent.e.s, l’INSEP est notamment chargé d’offrir à l’élite sportive française des conditions optimales permettant de concilier entraînement et formation scolaire, universitaire ou professionnelle. Sélectionné(e)s sur des critères de performance sportive par ‘’leurs’’ Fédérations, près de 810 sportives et sportifs sont actuellement accueillis quotidiennement au sein de 18 « Pôles France ». En application des dispositions du décret n°2009-1454 du 25 novembre 2009 relatif à l’Institut national du sport, de l’expertise et de la performance, « il favorise, par son expertise, la diffusion des bonnes pratiques et contribue au développement cohérent et à la mise en commun de ressources et d’activités au sein d’un réseau national consacré au sport de haut niveau et constitué, notamment, des autres établissements publics nationaux du ministère chargé des sports et des structures regroupées au sein des filières d’accès au sport de haut niveau ».

 

Au sein de la Direction de la Politique Sportive (DPS), l’assistant.e administratif.ve est placé.e sous l’autorité directe de la cheffe du pôle Formation.

Afin de favoriser la préparation, le déroulement et le suivi administratif, logistique et financier de l’ensemble des actions de formations, le pôle formation travaille conjointement avec les différents pôles de l’INSEP.

L’assistant.e administratif.ve sera en collaboration directe avec la cheffe de pôle formation ainsi que ses deux adjoints. Il.elle sera également en relation avec les responsables des trois unités de formation, les responsables de formation, les formateurs, et le responsable de la mission de l’observation des pratiques professionnelles. Il.elle est l’interlocuteur.trice privilégié.e des publics visés.

Poste

Missions :

Missions principales :

Diffusion de l’offre de formation :

Il.elle assure la diffusion, la communication de l’offre de formation et oriente les publics cibles souhaitant s’inscrire ou s’étant engagés dans les formations (et oriente également leurs employeurs). Dans ce cadre, il.elle sera également amené.e à :

  • Participer à la conception et la réalisation de plaquette d’information, de communication ;
  • Enregistrer et mettre en forme le catalogue de formation en ligne.

 

Gestion administrative et financière des formations :

En collaboration avec les responsables de formation, et de l’adjointe administrative et financière de la cheffe du pôle formation, il.elle est chargé.e de l’organisation, du suivi administratif et logistique des formations et des jurys.

Il.elle sera également en charge du suivi financier et de l’exécution budgétaire.

Il. elle assurera à cet effet

  • Le suivi des dossiers des stagiaires ainsi que des dossiers des intervenants (vacations, commandes, remboursements de frais, conventions de formation...) ;
  • Le suivi des financements avec les OPCO, employeurs, Pôle Emploi, etc.... ;
  • L’élaboration du budget prévisionnel en collaboration avec ses responsables ;
  • La conception de nouveaux outils en vue de l’amélioration des tâches administratives ;
  • La collaboration logistique aux concours organisés à l’INSEP.

 

Participation à l’élaboration des actions de formations :

Il.elle collabore avec les responsables de formation dans le but de :

  • Elaborer le calendrier des actions de formation et les futurs dossiers d’inscription ;
  • Collecter, auprès des responsables de formation, des informations quantitatives permettant la réalisation de bilans et enquêtes administratives et/ou pédagogiques par sa hiérarchie ;
  • Participer à la vérification du processus qualité de la formation (démarche qualité Qualiopi).

 

Activités principales associées : La gestion administrative, logistique et financière :

  • Des formations professionnelles continues (FPC) des cadres du sport de haut niveau au regard du catalogue de l’offre annuelle de formation ;
  • Du label Accompagnateur professionnel Performance INSEP (APPI), journées de professionnalisation des coaches labellisés APPI et journées de labellisation.

 

Activités transverses :

  • Soutien administratif aux activités du pôle formation dans le cadre du réseau Grand INSEP et de l’animation de l’Ecole des cadres.

Profil

Savoir –être :

  • Avoir le sens du service public et savoir respecter la confidentialité,
  • Être organisé.e et rigoureux.se et savoir gérer les priorités,
  • Avoir une capacité à organiser son travail et savoir prendre des initiatives appropriées,
  • Travailler en équipe et appliquer le principe de solidarité,
  • Posséder un sens aigu du relationnel et une bonne capacité d’écoute,
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
  • Faire preuve d’adaptabilité pour apporter toute sa collaboration aux chefs de projets au regard de l’évolution annuelle de l’offre de formation.

 

Connaissances-savoirs :

  • Excellente maîtrise de l’expression orale et rédactionnelle,
  • Maitrise des techniques de rédaction administrative,
  • Maitrise de méthodologies de classement,
  • Connaissance du cadre d’activité d’un organisme de formation et de la réglementation applicable à la formation professionnelle,
  • Maîtrise les logiciels de Pack office (Word, Excel, PowerPoint) et du logiciel Sharepoint,
  • Maitrise du logiciel de comptabilité Qualiac ainsi que des logiciels institutionnels RENOIRG, FOROME (ministère, Direction régionale Jeunesse & Sports) appréciée.

 

Savoir –faire :

  • Compréhension de l’environnement institutionnel de travail (ministère, services déconcentrés, établissements publics, fédérations, universités, …),
  • Compréhension des textes réglementaires et maitrise de leur application en matière de gestion administrative et financière,
  • Aisance dans la pratique de gestion comptable publique (suivi de l’exécution budgétaire),
  • Bonne compréhension de l’environnement numérique et aisance avec les outils informatiques.