Assistant du service de l’expérience étudiante H/F

L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.
Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.
Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale.

L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris.

Présentation générale du service : 

La Direction de la scolarité et des moyens, est engagée dans une démarche de préfiguration, afin de préparer une organisation cible plus lisible, plus robuste et mieux adaptée aux enjeux actuels de l’École.

Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par plusieurs transformations: 

•  la croissance des effectifs étudiants et la diversification des profils accueillis ; 
•  le déploiement du nouveau système d’information Auriga qui fait évoluer en profondeur les processus de scolarité ;
•  le contexte budgétaire invitant à construire une organisation plus efficace et fondée sur une allocation responsable et rigoureuse des moyens ;
•  l’évolution des missions des RACA, appelés à concilier leurs responsabilités académiques avec un investissement significatif dans leurs activités de recherche.

Enfin, cette préfiguration permettra d’accompagner les chantiers à venir : évolution de la formation d’ingénieur, renforcement de l’expérience étudiante et intégration des dynamiques portées par IP Paris.

Les fiches de poste ci-après traduisent cette organisation appelée à se consolider progressivement au fur et à mesure de sa mise en œuvre par la Direction de la scolarité et des moyens.

Poste rattaché à la Responsable du service administratif et budgétaire, laquelle est rattachée à la Directrice adjointe de l’Enseignement, en charge de la Scolarité et des Moyens.

Dans le cadre de la préfiguration de l’organisation cible, l’assistant(e) exerce ses missions en appui aux responsables des pôles accompagnement et diversité et vie associative et extrascolaire.

L’assistant(e) du service de l’expérience étudiante assure un appui administratif et organisationnel aux activités du service.

Il/Elle contribue à l’accueil des étudiants, au suivi des dispositifs d’aide et à la gestion administrative de la vie étudiante et associative.

Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer afin d’accompagner la mise en place progressive des nouveaux services et pôles.

Appui à l’accueil et à l’orientation des étudiants :

•  Participer à l’accueil et à l’orientation des étudiants, notamment lors des périodes de rentrée. 
•  Répondre aux demandes d’information sur les dispositifs d’accompagnement et les services proposés.

Gestion administrative des aides et dispositifs de soutien :

•  Participer au recueil et au traitement administratif des demandes d’aide. 
•  Assurer le suivi des dispositifs d’aide financière. 
•  Délivrer aux étudiants les cartes étudiantes, les bons de cantine.

Suivi administratif des logements étudiants :

•  Recueillir les demandes de logement. 
•  Participer à l’attribution et au suivi des logements étudiants.

Appui aux dispositifs d’accompagnement des étudiants :

•  Participer au suivi administratif de certaines situations étudiantes.
•  Contribuer à la mise en œuvre des dispositifs liés au respect d’autrui et à la prévention des situations problématiques.

Appui à la vie associative et aux initiatives étudiantes :

•  Assurer un soutien administratif au suivi des associations étudiantes (clubs, chartes, conventions).
•  Participer à l’organisation et au suivi des actions et d’événements associatifs.
•  Contribuer au suivi administratif des dispositifs liés à l’engagement étudiant.

Contribution au fonctionnement du service :

• Participer à la gestion administrative courante du service.

Renfort ponctuel aux activités de la Direction de l’Enseignement :

• Apporter un renfort ponctuel à d’autres services ou pôles de la Direction de l’Enseignement en cas de pic d’activité ou d’absence, afin d’assurer la continuité du service.

Poste de catégorie C. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement.  

Compétences techniques :

•  Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la vie étudiante. 
•  Connaissance des dispositifs d’aide aux étudiants. 
•  Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion administrative.

Compétences organisationnelles :

•  Capacité à gérer des activités variées. 
•  Sens de l’organisation et rigueur dans le traitement des dossiers. 
• Capacité à gérer plusieurs tâches et à respecter les délais.

 Compétences relationnelles :

•  Sens de l’accueil et aisance relationnelle avec les étudiants. 
•  Capacité à orienter et accompagner les usagers. 
•  Discrétion et respect de la confidentialité.

Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.