Assistant des services restauration et actions éducatives (H/F)

Berceau de l’aéronautique militaire et mondiale, Vélizy-Villacoublay est une commune située dans le département des Yvelines dont la population est de 23 000 habitants.

Elle se caractérise par une concentration exceptionnelle d'entreprises de haute technologie. Equilibrant sièges de grands groupes nationaux et internationaux et commerces de proximité, Vélizy-Villacoublay accueille chaque jour 43000 salariés du secteur privé et 570 agents territoriaux permanents.

La ville s’attache à

• Développer la mobilité et l’économie par le biais notamment de l’accès à différents modes de circulation douce et de la dynamisation du commerce local.
• Rénover les quartiers, en les rendant plus attractifs, en créant de nouvelles infrastructures et en végétalisant les espaces.
• Donner accès à un service public de qualité, répondant aux attentes des véliziens tout en favorisant l’accès aux démarches administratives en ligne.
• Favoriser la qualité de vie et le bien-être des familles en proposant des accueils adaptés à leurs besoins :  9 structures d’accueil collectif de la petite Enfance et 1 crèche familiale, 8 écoles maternelles et élémentaires, 1 espace jeunesse, 2 espaces culturels, 9 structures sportives, 1 espace multimédia et un espace séniors.
• Améliorer le cadre de vie des véliziens tout en préservant l’environnement : augmentation des espaces verts, des pistes cyclables, protection de la biodiversité, accès aux énergies renouvelables…
• Faire de Vélizy, une ville innovante, intelligente et sécuritaire.

Elle dispose d’un budget d’environ 98 millions d’euros pour mener à bien toutes ces actions.

La direction des ressources humaines accompagne les 570 collaborateurs de la collectivité dans leur parcours professionnel en développant leurs compétences, en favorisant leur évolution professionnelle et leur mobilité, tout en préservant leur qualité de vie au travail, leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et leur maintien dans l’emploi. Elle met en œuvre une politique salariale attractive, récompensant l’engagement professionnel.

Sous la responsabilité du responsable du service restauration et gestion des équipements scolaires vous serez chargé de :

Réaliser des tâches administratives transversales au sein de la Direction de l’Education

• Réceptionner, traiter et classer le courrier des services restauration et actions éducatives.
• Assurer la permanence téléphonique des deux services.
• Suivre les demandes de Projet d'Accueil Individualisé (PAI).
• Gérer les boites courriel de la direction : analyser et traiter les demandes.
• Répondre aux demandes via l'outil de Gestion de la Relation Citoyens (GRC), ou orienter vers le service concerné le cas échéant.

Assurer le suivi administratif d’une partie des dossiers du service restauration

• Mettre à jour les tableaux de suivi du service (maintenance du matériel, épicerie solidaire, inventaires, etc.), les transmettre aux responsables de self et gardiens/ATP et en assurer le suivi.

Gérer les effectifs de la restauration scolaire :

• Réaliser le prévisionnel mensuel et le transmettre au prestataire
• Transmettre quotidiennement les effectifs au prestataire.
• Faire les inscriptions annuelles des adultes (professeurs, ATSEM, animateurs, agents de restauration) et suivre les repas consommés.
• Assurer l'interface avec le prestataire pour les commandes des produits d'entretien des selfs.
• Suivre les analyses microbiologiques : réception des rapports d'analyse, vérification des résultats, préparation des fiches de non-conformité pour la responsable de service, diffusion des rapports et fiches de non-conformité.
• Organiser les réunions : planifier, réserver les salles, gérer la liste des présents, du matériel éventuel et rédiger les comptes rendus.

•  Suivre une partie de l’activité du service actions éducatives

Missions sur le logiciel métier Concerto et sur le portail Familles

• Faire le paramétrage des activités et gérer les gardes alternées
• Assurer la vérification des pointages pour la facturation des activités périscolaires
• Basculer des unités et procéder à la régularisation des factures
• Assurer la vérification et le traitement quotidien des justificatifs (absences, inscriptions)
• Assurer la mise en ligne d'informations 
• Suivre les listes d’attente pour les inscriptions périscolaires
• Accompagner les directions périscolaires pour l’utilisation du logiciel

Missions administratives

• Rédiger et envoyer les courriers de pénalités et de retards
• Suivre les déclarations d’accident enfants

Au minimum titulaire d’un diplôme de niveau Bac professionnel dans le domaine de l’assistanat, vous savez mettre en œuvre les techniques de gestion administrative et de secrétariat. Vous savez rédiger des actes et tous types de documents dans un contexte normé.

Vous êtes opérationnel sur la suite bureautique et êtes capable d’utiliser les fonctionnalités de base d’un logiciel métier (ex : Concerto, etc.).

Idéalement vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, notamment d’une direction de l’éducation, et avez des connaissances en restauration scolaire.

Vous faites preuve d’autonomie dans la réalisation de vos missions. Vous êtes organisé, rigoureux et savez faire preuve de synthèse.

Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, savez mettre en pratique les techniques d’accueil du public et adapter votre communication aux différents interlocuteurs. Vous savez travailler en transversalité et en équipe.

Conditions d’exercice 

• Temps de travail et horaires :

Au sein de la direction, vous travaillez en horaires variables sur planning de 38h hebdomadaire.

• Droits à congés : 25 jours de congés, 17 jours de RTT et 2 jours de fractionnement
• Contraintes particulières : Ponctuellement réunions en fin de journée
• Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP) + 13ème mois
• Parcours d’intégration : Accompagnement de la prise de poste, avec mise en place d’un parcours d’intégration et d’un plan de formation individuel sur 3 ans. Organisation de demi-journées d’intégration et de cafés numériques (formation à nos outils : intranet, logiciel RH, messagerie, etc.). Si besoin, accompagnement possible à la recherche d’un logement et d’une place en crèche.
• Action sociale : adhésion au CNAS, accès au COS, participation employeur contrat groupe mutuelle (50% du tarif dans la limite de 50€ par mois) et prévoyance (12€ par mois), versement de prestations d’action sociale, accès au restaurant municipal.
• Transport : remboursement à 75 % des coupons d’abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail et/ou versement du forfait mobilités durables (indemnité forfaitaire de 100€ à 300€ par an selon le nombre de déplacements en vélo domicile-travail). Stationnement gratuit à proximité de tous les bâtiments municipaux.