Assistant de la direction générale H/F

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement. 

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

 A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

• la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
• la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
• l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
• la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
• l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Le cabinet appuie le directeur général dans la gestion courante de son agenda, de ses déplacements et de sa correspondance. Il prépare, en lien avec les directions métiers, les dossiers de préparation des rencontres et déplacements, et appui le directeur général dans le contrôle des orientations stratégiques de l’établissement.

Le cabinet de la direction générale supervise également l’organisation des instances de décision et de consultation de l’Office français de la biodiversité (OFB), tant en ce qui concerne sa gouvernance interne (comités exécutif et de direction), qu’externe (conseil d’administration et comité d’orientation). 

Le cabinet constitue l’interface entre les directions nationales, les directions générales déléguées et le directeur général, pour toutes les problématiques relevant de sa responsabilité. 

L’assistant(e) du directeur général travaille sous la supervision directe de la cheffe de cabinet, en lien quotidien avec le directeur général. 

Mission

• Assister le directeur général et son cabinet dans l’organisation quotidienne de leur travail (agenda, logistique, déplacements) et le suivi des instances ; 
• Appuyer tant que de besoin l’interface avec les administrateurs et les membres des instances ;

Activités principales

Gestion de l’agenda du directeur général    

• Organisation de l’agenda du directeur général : réponses aux demandes de rendez-vous/réunions, planification de rendez-vous périodiques, préparation des dossiers de rendez-vous… ;
• Planifier, préparer et organiser les déplacements du directeur général et du comité exécutif (réservations, inscriptions, déplacements…) et consolider les états de frais ;
• Gérer les prestataires et l’exécution du budget des fonctions support (déplacements, consommables, abonnement etc.) ; 

Gestion du courrier du directeur général 

• Gérer le courrier du directeur général en lien avec le cabinet ;
• Rédiger des documents (courriers, déroulés de déplacements) ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des correspondants de la direction générale et de son cabinet ;
• Veiller et alerter sur dossiers sensibles et/ou urgents ;
• Assurer la bonne transmission de l’information ;
• Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;

  
Appui à la gestion des instances

• Préparation logistique en amont des réunions ;
• Participation aux réunions en appui du chargé de mission instances du cabinet (accueil, gestion listes d’émargement et enregistrement des pouvoirs)
• Contribution à l’élaboration et au suivi des actes administratifs (mise en ligne des délibérations, classification et archivage des dossiers)

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

• Applications informatiques métier
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classement, archivage
• Techniques de secrétariat
• Environnement administratif institutionnel et politique (apprécié)
• Environnement professionnel du domaine d’activité (apprécié)
• Pratique des instances de gouvernance d’un établissement public (apprécié)

Savoir-faire opérationnel :

• Savoir s’organiser
• Prioriser
• Analyser un contexte, une problématique, une complexité
• Rédiger et mettre en forme un document
• Vérifier et transmettre des informations 
• Rendre compte
• Archiver

Savoir-être professionnel :

• Sens des relations humaines
• Faire preuve de discrétion
• Réactivité
• Rigueur
• Sens critique
• Travail en équipe