Assistant de gestion et coordination de Pôle (H/F)

Rodez agglomération s’affirme comme l’un des territoires les plus prospères et animés d’Occitanie. Le musée Soulages, parmi les 10 musées les plus visités de France, n’est que le vecteur le plus visible de son dynamisme : premier bassin d’emploi du département avec plus de 3500 entreprises, un taux de chômage très faible, 3 300 étudiants, un centre-ville en plein essor, un patrimoine historique et architectural très riche, un haut niveau d’infrastructures, d’équipements et de services (aéroport, multiplexe, salles de spectacles, festival, parc équestre, golf, pôle aquatique, …). Audacieuse et conviviale, à l’image de sa gastronomie, Rodez agglomération a tous les atouts pour vous séduire.

Communauté d’agglomération de 58582 habitants et 265 collaborateurs

Recrutement par voie statutaire, à défaut par voie contractuelle, un (e) :

Assistant(e) de gestion et coordination de Pôle (H/F)

Cadre d’emploi des adjoints administratifs (C) ou rédacteurs territoriaux (B)

Au sein du Pôle Economie – Attractivité – Transition écologique et numérique de Rodez agglomération, constitué de trois directions (Développement économique et enseignement supérieur ; Transition numérique ; Office de tourisme) et de trois cellules (Développement durable ; Incubateur pépinière hôtel d’entreprise et Politiques contractuelles), vous assurez l’assistance administrative et organisationnelle de la Directrice générale adjointe et des directeurs et services du Pôle.

Véritable interface entre la DGA, les élus, les services et les partenaires, vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement du pôle. Facilitateur(trice), vous contribuez activement à la coordination des activités administratives des services, à travers des missions d’accueil, de diffusion de l’information, de secrétariat, de gestion et de suivi administratif.  

Vos missions :

Gestion administrative, institutionnelle et logistique

- Assurer l’accueil physique et téléphonique, la gestion des agendas du pôle, la gestion des déplacements, la réservation de salles, de véhicules, …

- Préparer et organiser les réunions de la convocation à la préparation des dossiers supports

- Gérer, superviser et assurer le suivi des parapheurs, des courriers et circuits de validation

- Réaliser la mise en forme, la relecture et le suivi de documents administratifs et institutionnels (notes, courriers, comptes rendus, …)

- Gérer et coordonner la planification des instances communautaires, les réunions internes au pôle, …

- Assurer le classement, l’archivage et le suivi de dossiers

Coordination et organisation du pôle

• Garantir et faciliter la diffusion des informations au sein des services du pôle et auprès des partenaires et interlocuteurs externes
• Assurer un suivi des échéances administratives et relancer les interlocuteurs concernés
• Gérer et coordonner l’approvisionnement des fournitures, les interventions techniques, …

Appui transversal

• Participer à la mise à jour de tableaux de suivi et outils administratifs de l’activité du pôle
• Etre en appui administratif et participer au suivi de certains dossiers auprès des directions et services du pôle

De formation supérieure bac +2 en secrétariat de direction ou assistante de gestion (ou expérience équivalente en collectivité), vous disposez de réelles qualités relationnelles et rédactionnelles. Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous êtes à l’aise avec l’environnement informatique.

Vous aimez travailler en équipe et en transversalité auprès d’interlocuteurs divers (Elus, directions, services, partenaires extérieurs, …).  Discret(e) et professionnel(lle), vous savez faire preuve d’initiative et de disponibilité.

Poste à temps complet à pourvoir dès que possible.

Conditions de travail : Temps complet, 39 h avec ARTT, rémunération statutaire + RIFSEEP + prime annuelle.  Avantages sociaux sous conditions : Titres restaurants ; Participation contrat collectif prévoyance ; Participation mutuelle santé ; Comité d’action sociale ; Forfait transport mobilité durable. Compte-Epargne Temps.