Assistant de Formation Professionnelle H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

L’université Paris-Saclay développe depuis longtemps une politique de formation tout au long de la vie et d’apprentissage. Elle est lauréate du programme ASDESR Accélération des Stratégies de Développement des établissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche France 2030.

La formation tout au long de la vie, vecteur important de l’intégration professionnelle et de la sécurisation des parcours est pilotée au sein de l’Université Paris-Saclay par la Direction FTLV incluant le CFA.

Cette Direction est l’interface entre le monde universitaire, le monde socio-économique et les partenaires institutionnels.

Elle a pour missions :

• De créer des partenariats avec le monde socio-économique
• De développer et promouvoir les formations en apprentissage au sein de l’Université
• De proposer un large éventail de formation continue, adapté à toutes les situations des adultes souhaitant renforcer ou donner une impulsion nouvelle à leur parcours professionnel, que ce soit dans les filières existantes à l'Université (Licences et Masters), ou sur mesure (Diplômes Universitaires, Certificats, MBA, Mastères)
• D’accompagner les porteu.ses.rs de projets dans la création de nouvelles formations en alternance et en formation continue

Pour accompagner ces missions la direction se dote d’un Pôle Formation, alternance et accompagnement des carrières constitué d’une équipe de 4 assistant.es de Formation professionnelle avec un objectif de développement.

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Chef.fe de pôle, l’agent sera en charge d’un portefeuille dédié de formations.

Mission principale de l’agent :

Accompagner les entreprises, les alternants et les équipes pédagogiques dans la mise en place administrative et le suivi des contrats de Formation Professionnelle.

Activités principales de l’agent :

• Accueillir les alternants et les formateurs
• Informer et conseiller les alternants sur le cadre réglementaire, le financement de la formation et les procédures d’inscription
• Renseigner les entreprises et les financeurs et participer à la diffusion des informations (devis, règlementation, contenu des formations, etc.)
• Rédiger les contrats et conventions via l’outil informatique dédié et accompagner administrativement les alternants pendant leur cursus
• Faire le lien et apporter soutien aux responsables de formation et aux équipes pédagogiques tant en termes administratifs que logistiques
• Participer aux réunions pédagogiques et aux réunions et évènements des acteurs de l’emploi si nécessaire
• Accompagner les acteurs et les alternants dans les démarches de mobilité et prendre en compte les situations particulières notamment de handicap
• Assurer l’accompagnement social des apprenti.e.s (informations et/ou démarches diverses dédiées : aide au permis de conduire, logement, mobilité, etc.)
• Participer à la promotion des formations et aux opérations logistiques du service (accueil, installation des salles, forums, salons, etc.)

Vous souhaitez vous investir dans le secteur de la formation et accompagner les usagers et les équipes. Vous avez une bonne maitrise des outils bureautiques, le sens de l'organisation et savez gérer des dossiers multiples. Vous êtes reconnu.e pour votre réactivité et votre esprit d'équipe.

Rejoignez la nouvelle direction de la formation tout au long de la vie et le CFA de l’Universités Paris-Saclay

Savoir-faire :

• Capacité à appliquer des procédures et à traiter et suivre les dossiers administratifs
• Aisance à utiliser divers outils informatiques
• Maîtrise de la communication orale et écrite en français
• Aptitude à représenter l’institution
• Capacité à adapter sa communication et son discours en fonction des différents interlocuteurs
• Respect de la discrétion et la confidentialité des données traitées

Savoir-être :

• Sens du service, organisation et rigueur
• Réactivité
• Aisance relationnelle
• Travail en équipe, et partage des connaissances
• Savoir rendre compte