Assistant de direction IUC F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Poursuivant la tradition humaniste de la Sorbonne, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche à ses étudiantes et étudiants et à la société tout entière.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiantes et étudiants dont 4 700 doctorantes et doctorants et 10 200 étudiantes et étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université, principalement située au cœur de Paris, dispose d’un potentiel de premier plan et étend sa présence dans plus de vingt sites en Ile-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

L’IUC dédié à la lutte contre le cancer, a été créé en 2012 par le Pr Serge Uzan, afin de renforcer les liens entre l’ensemble des structures de soins, de recherche et d’enseignement et leur donner une plus grande visibilité.

C’est une structure transversale de lien, de transfert, de coordination, de gain d’efficience et de visibilité des forces en cancérologie présentes au sein des groupes hospitalo-universitaires et structures mixtes de SU, de l’Inserm et du CNRS.

Localisation :

Faculté de santé

Institut Universitaire de cancérologie (IUC)

91 boulevard de l’hôpital – 75013 Paris

Sous la responsabilité hiérarchique administrative du Président du conseil stratégique de l’IUC et coordonnateur du groupe cancer de l’AP-HP, l’assistant-e de direction de l’IUC a pour mission de l’assister au quotidien (y compris au titre de ses fonctions de lien avec le conseil de l’ordre des Médecins et de sa mission au sein du Conseil National de la Certification Périodique des Professionnels de Santé).

Responsabilité hiérarchique fonctionnelle du Directeur de l’Institut Universitaire de Cancérologie, de son adjoint et de la Directrice des Projets

Dans ce cadre, il/ elle assure la gestion administrative courante ainsi que l’accueil physique et téléphonique de l’IUC.

Activités principales :

• Gestion administrative de l’IUC : gestion des mails, gestion de l’agenda ; gestion des courriers entrants et sortants…
• Secrétariat pédagogique d’enseignement et de recherche de l’IUC (suivi de l’organisation de l’UE de médecine personnalisée en cancérologie)
• Gestion administrative des appels à projets pédagogiques
• Gestion administrative liée à l’universitarisation des professions paramédicales
• Gestion administrative liée à l’organisation des évènements internes ou externes en lien avec les différents partenaires de l’IUC
• Gestion administrative des conventions et/ ou des partenariats pour l’exécution des projets de recherche, de soins et de formation, d’évènements…
• Participation aux événements et aux actions de communication de l’Institut
• Elaboration de bons de commandes dans SIFAC et suivi des commandes et relations des fournisseurs
• Renfort sur la mission de certification des médecins auprès du Pr Uzan : rédaction de comptes-rendus de réunion, contribution à l’élaboration du rapport remis au Ministre de la santé
• Renfort sur la préparation du projet de l’IUH de simulation de crise et d’attentat
• Proposition et conception d’outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de l’institut  

Autres activités :

• Selon les nécessités de service

Conditions particulières d'exercice :

Des cycles de travail chargés sur le dernier trimestre de l’année et au moment de la préparation budgétaire nécessitant la disponibilité de l’agent et une programmation des congés adaptée pour permettre la continuité de l’activité du service.

Connaissances transversales requises :

• Avoir par formation ou par expérience la capacité de s’intégrer à un projet pour lequel on bénéficiera d’une aide de l’équipe de l’IUC
• Notions concernant l’organisation et le fonctionnement d’une structure universitaire, en particulier Sorbonne Université
• Notions de réglementation applicables à son domaine d’activité professionnelle : les finances publiques, les règles et techniques de la comptabilité générale et analytique, la réglementation de la commande publique

Savoir-faire :

• Compétences rédactionnelles
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Maitrise du pack office
• Utilisation de Sifac (SAP)
• Notions de gestion budgétaire
• Maitrise des logiciels métiers

Savoir-être :

• Bon relationnel, sens du travail en équipe et sens de la convivialité
• Disponibilité et réactivité
• Organisation, logique et rigueur
• Sens du service public
• Autonomie
• Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle