Assistant de direction (H/F)

Située dans le département de Seine et Marne, proche de Paris, labélisée « Ville amie des enfants », la ville de Champs-sur-Marne compte 25 695 habitants. Elle dispose d’un cadre de vie agréable avec 50% d’espaces naturels et est labellisée ville fleurie.

Commune à taille humaine, reconnue par ses grandes écoles et ses établissements universitaires, dotée d’équipements municipaux (crèches, groupes scolaires, gymnases et centre aquatique…), Champs-sur-Marne est accessible par la ligne A du RER et sera prochainement desservie par une gare du réseau Grand Paris Express.

Avec une politique de formation dynamique, la commune favorise l’évolution professionnelle de ses agents.

Assistant de direction pour le secrétariat du Maire (H/F)

Sous l’autorité de l’assistante administrative et financière du secrétariat du Maire, vous aurez pour missions :

Principales

• Assurer des tâches d’accueil et de gestion administrative,
• Veiller à la continuité des missions de secrétariat, en complémentarité avec l’assistante administrative et financière,
• Contribuer à l’organisation de diverses fêtes et manifestations.

Assurées régulièrement

•  Assurer l’accueil physique et téléphonique du service,
•  Organiser et planifier les réunions, les rendez-vous de Madame le Maire,
•  Assurer l’accueil du public dans le cadre de la permanence de Madame le Maire,
•  Assurer l’accueil des agents de la commune, des administrés, des personnalités reçues par Madame le Maire,
•  Transmettre les communications reçues à Madame le Maire,
• Assurer les tâches administratives du service : rédaction des courriers, des notes, des actes administratifs (arrêtés de débits de boissons),
•  Assister le suivi et l’organisation des fêtes et des cérémonies,
•  Assurer l’organisation et le suivi des dossiers,
•  Tenir à jour le fichier d’adresses et de l’annuaire vœux,
•  Assurer le classement, l’archivage et les photocopies de documents.

• Bac professionnel secrétariat,
• Expérience de plusieurs années sur des missions de secrétariat,
• Très bonne connaissance de l’environnement territorial,
•  Maitrise des outils bureautiques et informatiques (Excel – Word – Internet – logiciels de messagerie),
•  Capacités à rédiger des correspondances administratives,
•  Qualités rédactionnelles et relationnelles,
•  Connaissance des techniques de classement et d’archivage,
•  Connaissance des techniques d’accueil de tous les publics : écoute, patience et diplomatie,
•  Très bon niveau d’orthographe,
•  Rigueur, méthode et sens de l’organisation,
•  Capacités d’initiative,
•  Nécessité d’une absolue discrétion et du respect de la confidentialité.

Contraintes et obligations :

Horaires : 37 heures 30 hebdomadaires aménageables selon les modalités internes du service.

Participation à des actions organisées par le service (manifestations municipales comme les vœux de Madame le Maire) en dehors des horaires de travail réguliers, y compris le samedi ou en soirée.

• Rémunération statutaire – Régime indemnitaire - 13ème mois
• 37 heures 30 hebdomadaires aménageables selon les modalités internes
• 25 jours de CA, 15 jours de RTT par an
• Comité des Activités Sociales et Culturelles (CASC)