Assistant de direction H/F

Missions du service :

La création des Graduate Schools (GS) est l’un des éléments structurants de l’Université Paris-Saclay. L’objectif est de mettre en place des ensembles coordonnés de mentions de masters, de programmes de formation, d’écoles doctorales et d’actions de recherche en s’appuyant sur les laboratoires de recherche, et en concertation avec les opérateurs des différentes missions (que sont les composantes, les établissements-composantes, les universités membres-associées et les ONR-OR partenaires). Elles regroupent les équipes dont les activités s’organisent autour d’une thématique, discipline ou mission bien définies et ont pour objectifs de rendre visibles et de valoriser des diplômes, les diplômés et les activités de recherche aux niveaux national et international, et de développer des synergies et des mutualisations entre les acteurs du périmètre.

La GS « Health & Drug Sciences » anime, développe et promeut des activités de recherche et de formation en santé centrées sur le médicament, les produits de santé et l’innovation thérapeutique. Ces activités tirent profit de la fertilisation croisée des différents domaines issus des sciences pharmaceutiques et des sciences médicales et s’inscrivent dans le continuum indispensable à l’innovation thérapeutique, depuis la recherche fondamentale jusqu’aux essais cliniques en intégrant la recherche translationnelle.

La recherche de la GS « Health & Drug Sciences » s’appuie sur des expertises pluridisciplinaires de chimistes, de physico-chimistes, de biologistes, de physiologistes, d’économistes et de cliniciens pour concevoir et développer des thérapies et des dispositifs médicaux innovants. L’offre de formation de la GS « Health & Drug Sciences » est adossée à la mention de master « Sciences du médicament et des produits de santé comportant 21 parcours de masters et à l’école doctorale « Innovation Thérapeutique : du Fondamental à l’Appliqué » divisée en 7 pôles pluridisciplinaires. La GS propose une formation ouverte à l’international, des formations par la recherche et des formations professionnelles en alternance.

Activités principales de l’agent·e :

Positionnement hiérarchique :

• Sous l’autorité hiérarchique de la directrice de la GS Health and Drug Sciences (HeaDS)

Missions principales :

• Assurer l’assistanat de direction de la GS Health and Drug Sciences (HeaDS)

Activités liées au pilotage

• Organiser et assister les réunions du conseil de la GS et des comités associés
• Rédiger les relevés de décision et les comptes-rendus de réunion internes des GS
• Assurer l’archivage des documents
• Assurer le suivi du courrier entrant et sortant des GS et des actions interdisciplinaires (OI) rattachées
• Apporter une aide administrative au pilotage des appels à projets portés par les GS et les OI rattachés
• Suivre l’exécution du budget et préparer les budgets initiaux des GS
• Assister les actions interdisciplinaires rattachées à la GS dans l’exécution de leur budget
• Participer à la gestion de l’organisation de séminaires et animations diverses : les missions (réservations hôtels, transports, restauration), commandes et supervision logistique le jour de l’évènement

Activités liées à la communication

• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les membres de la GS, les instances de l’Université Paris-Saclay et les partenaires extérieurs
• Assurer l’organisation logistique des actions d’animation de la recherche et de la formation propres à la GS en veillant à leur bonne complémentarité avec les actions initiées par les partenaires
• Mettre en place des actions de communication en interne et en externe des GS (animation des réseaux sociaux, newsletter, mise à jour du site web) en conformité avec les lignes directrices de communication de l’établissement

Connaissances, savoirs :

• Connaissance de l’organisation et du mode de fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche, des écoles et des organismes nationaux de recherche
• Connaissance générale du milieu de la recherche et de son organisation
• Connaissance appréciée de l’anglais écrit et parlé pour les échanges avec la communauté internationale de la recherche, de l’enseignement supérieur et du secteur industriel

Savoir-faire :

• Bon rédactionnel
• Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être :

• Excellent relationnel
• Sens de l’organisation et de la planification
• Adaptation et réactivité
• Rigueur et bon sens