Assistant de direction (H/F)

L’ENSAP de Lille est un établissement public à caractère administratif formant les futurs architectes, paysagistes et urbanistes (enseignement supérieur et recherche). Elle est l’une de 20 ENSA de France et accueille, deux formations initiales à l'architecture et au paysage ainsi qu’un Master en urbanisme. Elle compte une trentaine d’agents
administratifs, un cinquantaine d’enseignants statutaires et une centaine d’enseignants contractuels pour environ 850 étudiants, pour un budget annuel de 2,5 millions d'euros et possède un laboratoire de recherche, le LACTH.
Depuis le 1er janvier 2022, l’ENSAPL a intégré l’Université de Lille en tant qu’établissement-composante.

L’assistant de direction travaillera auprès du directeur et du secrétaire général de l’ENSAP Lille.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement. Modalités de recrutement : les candidatures seront examinées collégialement par au moins 2 personnes formées au processus de recrutement. Tous les postes du Ministère de la culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.

 Rattaché directement à la direction, l’assistant de direction a un rôle essentiel d’appui au directeur et au secrétaire général, et constitue une interface privilégiée avec les autres services. L’assistant de direction a une vision transversale du fonctionnement de l’établissement auquel il concourt directement par son action quotidienne.
 Dans l’exercice de ses fonctions, l’assistant de direction a des contacts quotidiens avec l’ensemble des services, les enseignants et les partenaires de l’établissement.
 Sous l’autorité du directeur et du secrétaire général, l’assistant de direction assure les missions suivantes :

1. Secrétariat du directeur et du secrétaire général :
- Gérer les agendas de manière proactive ; assurer les prises de rendez-vous
- Assurer la gestion et le suivi du courrier de la direction ainsi que des parapheurs en fiabilisant le processus de circulation.
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Mettre à jour et gérer le répertoire (base de données) institutionnel.
- Effectuer la copie, la mise en forme et la saisie de divers documents et en assurer la transmission.
- Organiser les déplacements et hébergements du directeur.
- Préparer et gérer les élections des instances de l’ENSAP

2. Planifier et organiser les réunions de la direction ainsi que celles du conseil d’administration :
- préparer matériellement les réunions  (logistique des salles)
- Veiller à ce que les dossiers soient transmis en amont des réunions : en assurer les compte rendus.
- Mettre en ligne les documents publiables du C.A ainsi que les compte rendus.

3. Gestion des fournitures, dans le cadre de la politique d’achat de l’établissement :
- recenser les besoins ; gérer les commandes ; distribuer les fournitures aux services ; suivre les stocks.

4. Participation à l’organisation de certains évènements et manifestations de l’école :
- Préparer les événements et coordonner l’action des services concernés (communication, moyens généraux …)
- Identifier les prestataires et établir les bons de commande.

Télétravail : Oui

Encadrement d’équipe : Non

Une première expérience sur un poste similaire sera appréciée.

Compétences techniques :

- orthographe, prise de notes

- connaissance des logiciels bureautiques standard

- connaissance de l’environnement administratif et organisationnel d’un établissement d’enseignement supérieur.

Savoir-faire :

- Gestion des agendas : expert

- Capacité d’anticipation : expert

- Capacité à filtrer et à orienter les informations : expert

- Savoir interagir avec des interlocuteurs de tout niveau : expert

- Sens de l’initiative : maîtrise.

Compétences comportementales :

- Réactivité et capacité d’adaptation

- Organisation et gestion des urgences

- Discrétion

- Autonomie

- Rigueur

- Sens des relations humaines

Langues : ANGLAIS Niveau : Seuil

Niveau d’études/diplômes requis : Niveau 4 : Baccalauréat