Assistant de direction – Faculté des Sciences d’Orsay H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de la Faculté des Sciences d’Orsay, la Division des Formations et de la Pédagogie est chargée de l’organisation de tous les enseignements de formation initiale et continue, hors formation doctorale : Licences, Masters, DU qui conduisent à une sortie professionnelle qualifiante ou à l'entrée dans une formation doctorale. Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs dédiés aux formations de l’Université Paris-Saclay (Licences de l’université ou de l’Ecole Universitaire de Premier Cycle et Masters des Graduate Schools).

Au sein du pôle d'assistant.e.s de direction, l’agent travaille directement avec la Direction administrative et la Direction enseignante. Il/Elle prend particulièrement en charge les activités liées à la pédagogie.

Missions principales de l’agent : 

1. Assistance à la Direction de la Division des Formations — pôle Pédagogie

• Préparation de la commission de la pédagogie
• Organisation de la semaine de rentrée des 1ères années
• Organisation de manifestations orientées « Partage — pédagogie », interface entre les différents acteurs : services internes, services centraux, Rectorat, lycées...
• Mise en place des enquêtes ou outils nécessaires pour analyse future
• Gestion de l'instruction des dossiers en section disciplinaire (usagers)

2. Gestion de dossiers techniques

Communication/diffusion:

• Création et mise à jour des différents supports de diffusion (listes sur serveur, tableur Excel, listes mails...)
• Mise à jour des différents sites
• Rédaction des messages destinés à l'affichage dynamique sur écran
• Aide à la conception visuelle de documents

Correspondant administratif pour l'évaluation des enseignements:

• Création des questionnaires, gestion de Ieur diffusion et relance
• En conformité avec les directives du COPIL de l'Université et en concertation avec le chargé de mission, mettre en place les outils de collecte des questionnaires, le traitement, la synthèse et la communication des résultats

3. Secrétariat polyvalent

• Assurer la gestion du courrier, téléphone, messageries (personnelle et générique), calendriers partagés
• Accueillir et informer les personnels et les usagers
• Traiter les dossiers d'ordre administratif, organiser et alimenter les bases de données
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Assurer le secrétariat et les comptes rendus des commissions et conseils
• Assurer le classement et l'archivage

Véritable interface des différents interlocuteurs internes et externes, l’agent participe à l'organisation des manifestations organisées par la Division et au fonctionnement des différents services (semaine de rentrée, journées portes ouvertes, concours...).

Connaissance, savoir :

• Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur
• Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
• Connaître la langue anglaise (niveau A1 à A2)

Savoir-faire :

• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, proposer et répondre aux demandes
• Respecter les dispositifs et procédures
• Planifier, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Maitriser les techniques de communication et les outils de gestion
• Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
• Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux,...)

Savoir-être :

• Travailler en équipe
• Faire preuve de rigueur, d'organisation, d'autonomie, d'adaptation et d'anticipation
• Attrait pour des fonctions polyvalentes
• Discrétion, réserve, ponctualité
• Avoir le sens du relationnel et de l'accueil