Assistant de direction F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

La direction définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.

Elle est organisée en 3 pôles et 5 services :

• le pôle Sécurité, Sûreté, Défense (PSSD)
• le pôle Patrimoine (PP)
• le pôle administration-finance (PAF)

Présentation du pôle :

L’assistant ou assistante de direction est rattaché.e au PAF. Placé sous la responsabilité d’un-e directeur-rice adjoint-e, le PAF assure :

• Les activités administratives, financières et de gestion du personnel
• L’élaboration et le pilotage du schéma général de restauration et de vie de campus, ainsi que le suivi de la coopération avec le CROUS de Paris,
• La coordination des réponses aux enquêtes et requêtes émanant de la DGS
• La coordination de l’activité des trois assistants et assistantes de prévention de la direction, en lien avec la DPRP
• Le pilotage des activités de 3 services : le service Budget-Finance, le service administratif et logistique du campus des Cordeliers, et le Service Evénementiel et de Promotion des Espaces.

Connaissances :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Connaissance générale des procédures administratives et financières,
• Connaissance des techniques de secrétariat,
• Connaissances informatiques (Pack Microsoft)

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (e-parapheur, SIFAC, pateforme AMPLITUDE, GABS…)

Savoir-être :

• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Discrétion

Diplôme réglementaire et Formation professionnelle souhaités :

• Baccalauréat minimum, expérience professionnelle d’au moins 3 ans souhaitée
• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative