Assistant de direction et logistique H/F

L’Université Paris-Saclay développe depuis longtemps une politique de formation tout au long de la vie et d’apprentissage. Elle est lauréate du programme ASDESR Accélération des Stratégies de Développement des établissements d’Enseignement Supérieur et de Recherche France 2030.

La formation tout au long de la vie, vecteur important de l’intégration professionnelle et de la sécurisation des parcours, est pilotée au sein de l’Université Paris-Saclay par la Direction FTLV incluant le CFA.

Cette Direction est l’interface entre le monde universitaire, le monde socio-économique et les partenaires institutionnels.

Elle a pour missions de :

• créer des partenariats avec le monde socio-économique
• développer et promouvoir les formations en apprentissage au sein de l’Université
• proposer un large éventail de formations continues, adapté à toutes les situations des adultes souhaitant renforcer ou donner une impulsion nouvelle à leur parcours professionnel, que ce soit dans les filières existantes à l’Université (Licences et Masters), ou sur mesure.
• accompagner les chef·fe.s de projets dans la création de nouvelles formations en alternance et en formation continue

Mission principale de l’agent·e :

Sous la responsabilité de la directrice et du directeur-adjoint de la DFTLV de l’Université Paris-Saclay, l’assistant.e de direction et logistique assure un soutien administratif et organisationnel essentiel au bon fonctionnement du service. Il/elle est en charge de la gestion administrative de la direction, de l’organisation logistique des formations et des événements, ainsi que du suivi des plannings et des salles de formation.

Activités principales de l’agent·e :

1. Gestion administrative

• Assister la direction de la DFTLV dans ses missions (organisation d’agenda, préparation des réunions, suivi des dossiers).
• Assurer l’interface entre la direction et les autres services de l’université.
• Gérer la correspondance et les courriers administratifs de la direction.
• Rédiger et mettre en forme des documents (comptes rendus, notes internes, rapports, supports de communication).
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires et intervenants·es.

2. Gestion logistique des formations

• Planifier et réserver les salles nécessaires aux formations et événements.
• Assurer la mise en place des espaces de formation (ouverture des salles, disposition du matériel pédagogique, accueil des participants).
• Organiser les pauses café et les repas en lien avec les prestataires.
• Veiller à la bonne gestion des accès aux salles de formation (badges, clés, autorisations).
• Assurer la fermeture des salles après les formations et s’assurer de leur remise en état.

3. Gestion des planning et suivi des formations

• Maintenir et mettre à jour le planning des formations et des disponibilités des salles.
• Coordonner les besoins logistiques en fonction des plannings des intervenants et des sessions de formation.
• Assurer le suivi des besoins spécifiques des formateurs et participants (matériel, documents, supports numériques).

4. Communication et coordination interne

• Assurer la transmission des informations entre les différents services impliqués dans la formation continue.
• Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe liés à l’organisation des formations.
• Participer à la préparation logistique des événements de formation (séminaires, colloques, réunions institutionnelles).

Durée du contrat : CDD 3 ans

Savoirs :

• Connaissance des procédures administratives et logistiques dans l’enseignement supérieur
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Pack Office, Teams, SharePoint)
• Compréhension des enjeux de la formation continue et des interactions avec les différents·es acteurs·rices académiques et économiques

Savoir-faire :

• Bonne capacité d’organisation et de planification des ressources
• Aptitude à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser les urgences
• Capacité à anticiper et résoudre les problèmes logistiques et organisationnels
• Capacité à rédiger et structurer des documents administratifs

Savoir-être :

• Sens du service et de l’accueil
• Rigueur et réactivité
• Esprit d’équipe et aptitude à travailler avec divers interlocuteurs·rices
• Adaptabilité et capacité à gérer des imprévus
• Sens de la confidentialité et du respect des procédures internes

Vous souhaitez vous investir dans le secteur de la formation et accompagner les usagers·ères et les équipes. Vous avez une bonne maîtrise des outils bureautiques, le sens de l’organisation et vous savez gérer des dossiers multiples. Vous êtes reconnu·e pour votre réactivité, votre rigueur et votre esprit d’équipe.

Rejoignez la nouvelle direction de la Formation Tout au Long de la Vie et le CFA de l’Université Paris-Saclay