Assistant de direction, chargé des affaires générales et référent des affaires pédagogiques générales et des applications pédagogiques – F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny  
Composante / Service : IUT de Bobigny / Direction
Composition du service (effectifs) : 3
Fonction d’encadrement : oui – 1 agent
Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative de l’IUT B

Missions principales et description du poste

- Assistance à la direction de l’IUT
- Affaires générales
- Référent chargé des affaires pédagogiques générales et référent technique des applications pédagogiques

Mission associée : encadrement d’un personnel

Assistance de la Direction de l’IUT

- Gestion administrative courante de la direction (courriers dont chrono des arrivées, suivi, gestion et élaboration de tableaux de bords...), accueil institutionnel, suivi des documents pour signatures, relais des informations internes ou externes concernant la direction et préparation, suivi et archivage de dossiers administratifs

- Fiabilisation, mise à disposition de données et informations sous une forme facilitant leur appropriation sur l’ensemble des missions

- Planification des échéances concernant la gestion de l'emploi du temps du directeur et information de celui du RAF

- Secrétariat du responsable administratif pour le suivi des affaires générales

- Participation et/ou organisation des évènements de la direction

- Conjointement avec l’assistant administratif : assurer le suivi des stocks et les besoins en commande pour les différents évènements de la direction

Affaires générales

- Anticiper et assurer l’organisation, la documentation des séances et le secrétariat :

• Du Conseil d'Institut (rédaction des procès-verbaux, vérification du quorum)
• Des bureaux du conseil d’institut et des conseils de direction ainsi que celui des commissions consultatives de l’IUT (rédaction d’un relevé de décisions)

- Assurer le secrétariat des comités de site du campus, en collaboration et en alternance avec l’UFR SMBH

- Organiser les consultations internes à l’IUT et être le référent IUT pour l’ensemble des consultations électorales institutionnelles

- Instruire et assurer le suivi de gestion des conventions non financières dans IParapheur

- Mettre à jour les annuaires internes de l’IUT (commissions et contacts internes IUT)

- Relais du service culturel du campus et correspondant Handicap de l’IUT

Référent chargé des affaires pédagogiques générales & Référent technique des applications pédagogiques

- Gestion des relations avec le CFVU : procédures disciplinaires, FSDIE, suivi des demandes d’évènements liées aux projets étudiants…

- Aide à la direction en ce qui concerne le pilotage pédagogique de l’IUT :

• Centralisation de l’offre de formation, des charges pédagogiques prévisionnelles et assistance auprès des responsables de formations via département pour les demandes d’ouverture/fermeture de formations.
• Administration de la commission pédagogique de l’IUT pilotée par l’enseignant.e référent.e (Validation des MCCC…)
• Assurer la veille juridique pédagogique : modalités du contrôle continu des connaissances, stages … et initiation d’actions et de procédures de modernisation concernant la gestion pédagogique
• Pilotage administratif de la campagne de recrutement BUT/LP et des jurys IUT, Parcoursup et eCandidat.
• Participation à l’autoévaluation des formations (tous les 5 ans)

- En tant que référent technique des applications Parcoursup et eCandidat (candidatures en ligne), Études en France (inscriptions en ligne pour les étudiants étrangers, ressortissants d'un des 67 pays à procédure Études en France) :

• Contrôle et modification du paramétrage des formations, création des profils et des comptes utilisateurs ; enregistrement de dossiers de candidature spécifiques, paramétrage des messages de notifications automatiques
• Formation et assistance technique auprès des utilisateurs de l'IUT et des étudiants (problèmes concernant l’enregistrement de leurs demandes de candidature)
• Diffusion de fiches de procédures, de guides d'utilisation
• Suivi de la campagne de recrutement (nombre de dossiers en attente de décision de l’IUT)

Outils spécifiques à l’activité

• Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web
• Savoir utiliser les applications informatiques de gestion appliquées aux domaines concernés (Apogée, Hyperplanning, Sphinx, Parcoursup, eCandidat, Études en France)

Connaissances / Savoir

- Connaissance générale du fonctionnement, des statuts, textes législatifs et réglementaires ainsi que des procédures de gestion administrative des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche et de l’IUT

- L’offre de formation de l’IUT

- Comprendre les textes réglementaires en vue de leur application à des cas concrets

- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de projets

- Savoir développer des relations publiques, ainsi que des relations professionnelles positives avec les autres structures ou services

- Savoir rédiger et mettre en forme des documents

Savoir faire

- Application des règles et des procédures de gestion administrative

- Maitrise des techniques de communication et d’expression écrite et orale

- Maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement Web

- Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques relatives aux domaines du poste

- Savoir organiser et gérer l’activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe tout en sachant faire face aux situations d’urgence

- Structurer et rédiger des rapports, synthèses ou des documents, savoir rechercher l’information et la transmettre

- Savoir rendre compte

- Adapter ses explications aux divers interlocuteurs, accompagner et conseiller

Savoir être

- Rigueur / fiabilité / réactivité / autonomie / polyvalence

- Sens relationnel, de la communication, savoir travailler en équipe

- Capacité d’adaptation aux évolutions et changements

- Respecter la confidentialité

- Sens de l’organisation

- Capacité à gérer le stress

Liaisons fonctionnelles

Liens avec d’autres postes ou services

Liaisons internes IUT :

- Directeur de l’IUT Hiérarchique

- Président du conseil d’institut Fonctionnel

- Directrice administrative Hiérarchique

- Chefs de département, coordonnatrices administratives et secrétaires pédagogiques des départements  Fonctionnel

- Présidents des commissions (CRIA, commission des statuts, commission pédagogique, commission financière, commission des personnels) Fonctionnel

- Pôle FC/FA/RE, Pôle RH, Pôle financier, Pôle communication Fonctionnel

- Opérateur logistique Fonctionnel

- Personnels DSI de proximité Fonctionnel

Liaisons internes USPN : Collaboratif

- Présidence

- Direction générale des services

- Direction des Affaires Juridiques (DAJ)

- CFVU

- VOIE

- UFR du campus (SMBH)

- Service des relations internationales

- Scolarité du campus

Liaisons externes : Collaboratif

- Personnalités extérieures du Conseil d’Institut

- Partenaires de l’IUT

- ADIUT