ASSISTANT / ASSISTANTE DE DIRECTION - DÉPARTEMENTS MANDATS ET ENTREPRISES F/H

Environnement du poste :
Le poste se situe au sein de la Banque des Territoires. Créée en 2018, la Banque des Territoires est un des cinq métiers de la Caisse des Dépôts. Elle rassemble dans une même structure les expertises internes à destination des territoires. Porte d'entrée client unique, elle propose des solutions sur mesure de conseil et de financement en prêts et en investissement pour répondre aux besoins des collectivités locales, des organismes de logement social, entreprises publiques locales et des professions juridiques. Elle s'adresse à tous les territoires, depuis les zones rurales jusqu'aux métropoles, avec l'ambition de lutter contre les inégalités sociales et les fractures territoriales.
Au sein de la banque des territoires, la Direction de l'Investissement effectue des investissements en fonds propres dans les projets des territoires en lien avec les directions régionale, dans les différents domaines d'intervention de la Banque des Territoires. Elle effectue plus de 300 opérations d'investissement par an et gère un portefeuille de près de 1500 lignes.
La Direction de l'Investissement est composée de 3 départements classes d'actifs, 1 département Mandats, 2 départements portant l'expertise métier sur l'ensemble des champs d'intervention, et 2 départements Appui et Cessions, transversaux.
Au sein de la Direction de l'investissement :
- le département Mandats coordonne et opère les mandats pour compte de tiers confiés à la Banque des Territoires. Il s'agit principalement du plan France 2030 (ex-Programme Investissements d'Avenir, coordonné par les Services du Premier ministre), mais aussi d'actions du plan d'Investissement dans les Compétences (PIC - ministère du Travail) ou pour l'inclusion numérique.
- le département Entreprises mène de bout en bout des projets d'investissement d'initiative publique ou privée, en lien avec le département sectoriel concerné.


Missions / activités
• Assister les Directeur/Directrice et adjoints de deux pôles, Mandats et Entreprises, dans leur bon fonctionnement en matière d'organisation et de logistique
• Assurer une circulation fiable de l'information notamment entre le Directeur/Directrice/Directeurs adjoints et les membres du codir
• Jouer un rôle d'interface avec l'ensemble de leurs interlocuteurs internes et externes
• Fluidifier et faciliter les échanges en interne et en externe
Activités principales :
• Tenue de l'agenda via Outlook, en veillant à la gestion des priorités et des échéances
• Accueil et traitement des contacts extérieurs et internes (téléphone, messagerie électronique, courrier)
• Accueil des visiteurs
• Mise à jour des contacts dans Outlook
• Organisation des missions/déplacements pour la direction du département
• Contribution à l'organisation de réunions/réceptions : créations d'invitations pour des réunions Teams, réservations de salles de réunion, commandes de pause-café, plateaux-repas ou cocktails, préparation du matériel nécessaire en salle de réunion et/ou de dossiers papier
• Organisation d'événements de département (plénières, séminaires internes ou externes...)
• Traitement du courrier, dispatching, classement, transmission, archivage numérique et papier, attention particulière portée à la gestion des envois / réception des lettres recommandées, des décisions Premier Ministre, des conventions de mandat...
• Participation à la préparation des instances de gouvernance des mandats organisées par la direction du département, rédaction des comptes-rendus : COMOP, CODIR, comité des mandats
• Préparer/ rédiger/ mettre en forme et transmettre des courriers, notes, éléments de langages, comptes rendus...
• S'assurer de la contribution de toutes les parties prenantes à la constitution de dossiers / s'assurer de leur mise à jour / en assurer le suivi complet et le classement
• Coordonner l'organisation pratique du travail avec d'autres assistant(e)s de la direction de l'investissement
Fonction appui et moyens généraux (en lien avec le département Pilotage et Appui Opérationnel après validation hiérarchique) :
• Gestion des fournitures, classement
• Maintenance courante (consommables, bourrages papier) du photocopieur / des imprimantes,
• Commande de cafés et autres et suivi des consommations et maintenance des cafetières
• Contribution à la mise à jour au fil de l'eau de l'organigramme du département, de la liste téléphonique du département et l'inventaire du matériel informatique, du tableau de suivi des congés
• Mise à disposition des équipes des modes d'emploi/tutos des logiciels, des outils Next, des procédures...
• Gérer en amont l'arrivée des nouveaux arrivants (commande de matériels PC, habilitations, bureaux etc.), kit « nouvel arrivant du département » ...
Ce poste est éligible à la NBI car l'assistant(e) du département assure l'assistanat des directeur.trices et de ses adjoint.es

Compétences liées au poste :
o Maîtrise des outils informatiques : messagerie (Outlook), bureautique (Word, Excel, Powerpoint), navigateur internet (Explorer), Skype Entreprise
o Pratique basique de l'anglais à l'oral pour l'accueil téléphonique
o Rigueur, autonomie, respect de la confidentialité, proactivité
o Réactivité
o Capacité à gérer des priorités et des sollicitations concomitantes émanant de plusieurs personnes
o Goût pour l'interaction avec une équipe large et les interlocuteurs externes
o Compétences pouvant être acquises à la prise de poste : maîtrise des systèmes d'information spécifiques à la Caisse des Dépôts / la Banque des Territoires : AFP, GIGA, D'Clic ...