Gestionnaire scolarité inscriptions administratives

Département ou service de la structure : COST / pôle de la scolarité
Catégorie/Corps : catégorie B


ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)
Le Service des concours, de la scolarité et des thèses (CoST) de l'École normale supérieure-PSL (ENS-PSL) est composé de trois pôles : le pôle des concours, le pôle de la scolarité et le pôle des thèses.
Le CoST organise administrativement 8 concours nationaux et 8 concours locaux, et gère 2000 étudiants et 800 doctorants.

MISSION PRINCIPALE
Assurer la gestion des inscriptions administratives aux différentes formations proposées à l'ENS-PSL.


ACTIVITES PRINCIPALES
• Procéder aux inscriptions administratives des étudiants pour le diplôme de l'ENS-PSL (DENS), les masters, ainsi que les préparations à l'agrégation.
• Veiller à la conformité des dossiers et au respect des procédures en vigueur.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des étudiants dans le cadre des missions du pôle.
• Fournir des informations claires et précises concernant les démarches administratives liées aux inscriptions.
• Assurer le suivi de l'avancement des dossiers d'inscription et informer les étudiants des éventuelles pièces manquantes ou des étapes restantes.
• Classer et archiver les dossiers d'inscription conformément aux procédures mises en place.
• Apporter un appui ponctuel aux autres gestionnaires du service en fonction des besoins opérationnels.

SPECIFICITES DU POSTE (conduite de projet, encadrement, sujétions particulières, .....)
• Public en partie anglophone : Un niveau d'anglais suffisant est requis pour assurer un accueil et un accompagnement adaptés.
• Utilisation des outils numériques : Une aisance dans l'utilisation des outils informatiques et des logiciels de gestion administrative est nécessaire.
• Résistance au stress : Le poste implique une charge de travail variable, notamment en période d'affluence, nécessitant une bonne gestion du stress et des priorités.

CHAMPS DES RELATIONS
Internes : élèves et étudiants, Direction des études et de la vie étudiante, services administratifs de la DGS

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : Baccalauréat ou équivalent
Expérience professionnelle : une expérience dans l'enseignement supérieur n'est pas obligatoire mais est un plus

Connaissances :
• Connaissance de l'enseignement supérieur
• Techniques de communication
• Pratique de l'anglais niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences techniques :
• Pratique avancée des outils informatiques pour utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Travailler en équipe


Compétences comportementales :
• Réactivité
• Sens de la responsabilité/ confidentialité
• Sens de la rigueur
• Aisance relationnelle
• Sens de l'accueil


AUTRES INFORMATIONS
Poste à pourvoir le : 01/07/2026

Lieu de travail : Ecole normale supérieure, 45 rue d'Ulm, 75005 Paris

Quotité de travail (50% ou +) : 100%
37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an
Pas de télétravail possible

Poste ouvert :
• aux contractuels (CDD de 6 mois – Rémunération selon grille et expérience)


L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

MODALITES DES CANDIDATURES
Merci d'envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation) par mail