GROUPE CAISSE DES DEPOTS

Assistant, assistante d'équipes F/H

GROUPE CAISSE DES DEPOTS  |  Titulaire, Contractuel

En Bref

  • Lieu de travail : Paris
  • Catégorie : C
  • Date de publication : 22/02/2024
  • Valable jusqu'au : 22/04/2024
  • Salaire : Non communiqué

Employeur

La Caisse des dépôts et consignations est un investisseur de long terme et contribue, dans le respect de ses intérêts patrimoniaux, au développement des entreprises. Article L. 518-2 du Code monétaire et financier (modifié par la loi de modernisation de l’économie de 2008)

Poste

Mission générale

MISSIONS

Assurer le bon fonctionnement de l’activité d’un responsable et/ou d’une équipe dédiée en matière d’organisation et de logistique.

Assurer une circulation fiable de l'information et un rôle d'interface avec l'ensemble des interlocuteurs internes et/ou externes.

 

ACTIVITES

  • Organise le travail administratif et favorise la communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'entité
  • Accueille les interlocuteurs, oriente les appels, transmet et assure le suivi des messages téléphoniques et courriels, tout en assurant un rôle d’interface entre les interlocuteurs internes et externes
  • Gère le ou les agendas et organise les réunions, en tenant compte des priorités
  • Rédige et met en forme des courriers, notes, comptes rendus…selon la charte graphique en vigueur
  • Vérifie la conformité des documents avant signatures (respect de la charge graphique, syntaxe…)
  • Prépare les dossiers nécessaires aux réunions, et le cas échéant participe à des réunions et rédige les comptes rendus
  • Gère le courrier, ainsi que le classement et l’archivage numérique et papier
  • Coordonne l’organisation pratique d’un service ou d’une équipe (gestion du planning des congés, commande des fournitures, …)
  • Organise les déplacements (création des ordres de missions, réservations des billets, hôtels et locations de véhicules) et prend en charge les formalités administratives afférentes
  • Gère des budgets, en assure le reporting et dans certains cas saisit les données relatives aux achats dans l’outil dédié, dans le respect des règles de marché
  • Peut être amené à animer des réunions internes de secrétaires-assistants.
  • Dans certains cas, assure le suivi complet de dossiers et prend en charge l’organisation d’évènements spécifiques (actions de communication, organisation de séminaires…)

 

Poste Non encadrant

Profil

Profil attendu

Spécifiques :

  • Assurer un secrétariat
  • Assurer le suivi budgétaire de fonctionnement du département (frais de déplacement entre autres)
  • Gérer les affaires générales, en particulier pour le processus d'arrivée/départ (habilitations, immobilier, …)
  • l'information documentaire

 

Fonctionnelles métiers / techniques :

  • Bonne utilisation des logiciels bureautiques Outlook et la suite Office (Word, PowerPoint, Excel)

 

Transversales :

  • Rigueur et méthode
  • Sens de l'anticipation
  • Discrétion et sens aigu de la confidentialité
  • Excellent sens relationnel, de la communication et des contacts
  • Capacité d'adaptation et réactivité
  • Sens de l'organisation permettant de gérer plusieurs dossiers en parallèle

Informations
employeur

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Domaine/Métier : Directeur des affaires générales, Secrétaire de mairie, Assistant de direction, Assistant administratif, Agent de gestion administrative, Chargé d'accueil, Agent d'accueil, Assistant de gestion financière, budgétaire ou comptable , Chargé des publics , Chef des services administratifs et financiers, Directeur administratif et financier , Responsable administratif et financier , Responsable des affaires générales , Secrétaire
Localité : Paris

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