Assistant administratif (H/F)

Situé au cœur de Paris, dans le quartier du Marais, le Musée national Picasso-Paris est un incontournable des grands musées parisiens. 
La collection du Musée national Picasso-Paris, issue de la dation des héritiers de Picasso, est exceptionnelle. Représentative de l’ensemble du parcours de Pablo Picasso, composée d’œuvres majeures issues des ateliers de l’artiste qui les a conservées jusqu’à sa mort, et de l’ensemble de ses archives (plus de 200 000 pièces), elle forme un portrait fidèle et intime d’un des artistes les plus emblématiques de l’art moderne. Cette collection publique la plus importante au niveau international est installée dans un hôtel particulier d’exception datant du XVIIe siècle, comme nichée au cœur historique de la culture française. 
Chaque année, le Musée Picasso présente un accrochage des collections riche et sensible, offrant un regard inédit sur l’œuvre de Picasso, ainsi qu’une programmation d’expositions temporaires et d’arts performatifs plus contemporaine dont les artistes ou les thèmes montrent la postérité large et ouverte de Picasso. 

La Direction Scientifique et des Collections est chargée de l’étude, de l’enrichissement et de la conservation des fonds patrimoniaux, de la conception et du suivi du contenu scientifique des projets d’exposition, de recherche, d’édition, de la définition et mise en œuvre de la politique de médiation et d’organisation d’événements, et de toute action de valorisation, de connaissance et de diffusion des fonds du Musée et plus largement de l’œuvre de Pablo Picasso. 
La Direction de la production est chargée de la préservation et de la gestion matérielle des fonds patrimoniaux, et de leur mise en exposition par la production des projets d’exposition in situ et hors les murs, de l’accrochage de la collection permanente, de la gestion des prêts et dépôts. Elle participe, aux côtés de la Direction Scientifique et des Collections, à la mise en œuvre de la politique scientifique et culturelle du musée. Elle met en œuvre les projets, examine leur faisabilité technique et budgétaire et les réalise en collaboration avec l’ensemble des autres directions de l’établissement.  

Liaisons hiérarchiques : le directeur général
Liasions fonctionnelles : le directeur scientifique et des collections et la directrice de la production, ensemble des équipes du musée, intervenants et collaborateurs extérieurs.

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés. Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi. Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.

Rattaché.e auprès de la direction générale, le/la titulaire du poste a pour mission essentielle d'assister et de fluidifier le travail administratif de la direction scientifique et des collections d'une part et de la direction de la production de l’autre. Le/la titulaire du poste appuie les équipes des deux directions dans les fonctions suivantes :
1. Traitement des tâches administratives

• Assurer le suivi administratif du courrier (envois et réceptions) des deux directions : rédaction et/ou impression de courriers types, mise en parapheur et gestion de la procédure de signature électronique (gestion et utilisation du compte de signature électronique), inscription des envois au chrono selon la procédure dédiée, envoi des courriers, colis (de petite taille) et catalogues (et notamment d’exposition) et suivi des expéditions, répartition des courriers, colis et catalogues au sein des deux directions
• Rédiger/émettre, selon des process dédiés dont il/elle assurera le suivi, des documents et décisions règlementaires concernant les deux directions concernées, à la signature de la présidence, de la direction générale, de la directrice de la production, du directeur scientifique et des collections (décisions de prêt d’œuvres et avis pour autorisation de sortie de territoire notamment)
• Planifier et organiser les déplacements professionnels des agents des deux directions : rédaction des ordres de missions, réservation des missions via la plateforme dédiée, transmission des informations utiles à la mission le cas échéant, enregistrement et transmission des états de frais de mission
• Assurer l’interface avec les ressources humaines (astreintes, congés, télétravail, entretiens annuels...)
• Assurer le suivi des commandes et du réassort des fournitures de bureau pour les deux directions.

2. Contribution à la fluidité de la vie d’équipe

• Coordonner les informations internes/externes liées aux deux directions.
• Planifier les réunions, comités et instances que chacune de ces deux directions a en pilotage (Comités scientifiques, comités des prêts et dépôts, comités de pilotage d’exposition et projets, réunions de direction) et assurer leur suivi (réservation de salle, envoi des ordres du jour et des compte-rendu, relances éventuelles).
• Assurer le suivi du processus d’édition interne : création/mise à jour des génériques, circuits de validation des publications.
• Mettre en place et/ou alimenter des outils de suivi et partager leur synthèse et leur contenu : calendrier des absences partagés, calendrier des astreintes
• Apporter une aide à la planification et au suivi de l’avancement des campagnes de récolement 
• Participer à l’organisation des moments de travail et de convivialité de chacune des directions (séminaires d’équipes, pots de départ, accueil et accompagnement des nouveaux arrivants et des stagiaires, etc.)

Le cas échént, fonctions de suivi d'agenda et de secrétariat en cas d'impossibilité de l'assistante de la présidente et du directeur général. 

Conditions particulières d'exercice : Disponibilité ponctuelle selon l'activité 

Télétravail : Oui

Encadrement : Non

Descriptif du profil recherché :
Expérience confirmée sur un poste d’assistant-e admiistratif, idéalement dans la sphère muséale, un établissement culturel. 
Bac ou équivalent Secrétariat assistanat  ; Bac ou équivalent Sciences humaines 

Compétences techniques :
Des compétences solides en assistance administrative et outils bureautiques sont indispensables, des connaissances en administration publique sont souhaitables, des connaissances en histoire de l'art et/ou en logistique et/ou en conservation des œuvres d’art enfin, seraient appréciées en ce qu’elles faciliteront la compréhension du domaine couvert, mais ne sauraient se substituer aux compétences proprement administratives.

Savoirs et savoir-faire :

• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité. 
• Planifier des rendez-vous. 
• Réaliser la gestion administrative du courrier. 
• Saisir des documents numériques. 
• Organiser des déplacements professionnels. 
• Orienter les personnes selon leur demande. 
• Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseaux sociaux d'entreprise). 
• Techniques de prise de notes.
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Indexer des dossiers et documents de référence

Savoir-être professionnels :

• Capacité d'adaptation
• Respect des consignes
• Gestion du stress
• Autonomie

Langues : Anglais - Niveau avancé ou indépendant