Assistant administratif et logistique - Pôle Sport H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Pôle Sport a pour objectifs de définir, de coordonner et de mettre en œuvre la politique sportive de l’Université Paris-Saclay et sa déclinaison dans les Universités associées et les établissements composantes.

Ce service contribue au rayonnement de ces institutions principalement par :

• La Formation diplômante
• La formation personnelle dans le cadre de la vie de campus pour les étudiants et les personnels
  

Administrativement, le Pôle Sport est placé sous la responsabilité de la Directrice administrative, également DDGS de la Faculté des Sciences du Sport.

Missions principales de l’agent :

Sous l’autorité de la directrice administrative adjointe du Pôle Sport, vous assurez la gestion et le suivi administratif, financier et logistique du service.

• Suivi administratif et financier des activités du Pôle Sport
• Accueil, renseignement, orientation des usagers
• En lien avec les agents techniques, complémentarité dans la gestion des salles (ouvertures et fermetures)
• Réservation, élaboration et gestion des plannings d’occupation des équipements
• Renseignement, suivi et transmission des conventions
• Suivi des fréquentations, tenue de la main courante et du registre de remise des clés
• Communication des évènements (transmission sur supports TV, affichage)
• Petite logistique (aide au montage/démontage des évènements, signalétique directionnelle et sécuritaire)
• Gestion des commandes (devis, bons de commande, service fait, état des stocks, inventaires, …)

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point),
• Travailler en équipe,
• Gérer des plannings d’occupation multiple,
• Saisie sur logiciel comptable,
• Techniques d’accueil téléphonique et physique

Savoir-être :

• Sens de l’organisation, capacité d’analyse,
• Qualités relationnelles et d’écoute,
• Sens du service public,
• Réactivité, disponibilité et prise d’initiative,
• Polyvalence.