Assistant administratif et comptable de la communication (F/H)

Berceau de l’aéronautique militaire et mondiale, Vélizy-Villacoublay est une commune située dans le département des Yvelines dont la population est de 23 000 habitants.

Elle se caractérise par une concentration exceptionnelle d'entreprises de haute technologie. Equilibrant sièges de grands groupes nationaux et internationaux et commerces de proximité, Vélizy-Villacoublay accueille chaque jour 43000 salariés du secteur privé et 570 agents territoriaux permanents.

La ville s’attache à

• Développer la mobilité et l’économie par le biais notamment de l’accès à différents modes de circulation douce et de la dynamisation du commerce local.
• Rénover les quartiers, en les rendant plus attractifs, en créant de nouvelles infrastructures et en végétalisant les espaces.
• Donner accès à un service public de qualité, répondant aux attentes des véliziens tout en favorisant l’accès aux démarches administratives en ligne.
• Favoriser la qualité de vie et le bien-être des familles en proposant des accueils adaptés à leurs besoins :  9 structures d’accueil collectif de la petite Enfance et 1 crèche familiale, 8 écoles maternelles et élémentaires, 1 espace jeunesse, 2 espaces culturels, 9 structures sportives, 1 espace multimédia et un espace séniors.
• Améliorer le cadre de vie des véliziens tout en préservant l’environnement : augmentation des espaces verts, des pistes cyclables, protection de la biodiversité, accès aux énergies renouvelables…
• Faire de Vélizy, une ville innovante, intelligente et sécuritaire.

Elle dispose d’un budget d’environ 98 millions d’euros pour mener à bien toutes ces actions.

La direction des ressources humaines accompagne les 570 collaborateurs de la collectivité dans leur parcours professionnel en développant leurs compétences, en favorisant leur évolution professionnelle et leur mobilité, tout en préservant leur qualité de vie au travail, leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et leur maintien dans l’emploi. Elle met en œuvre une politique salariale attractive, récompensant l’engagement professionnel.

Votre contexte

Le service communication est piloté par le directeur de la communication et du cabinet du maire. Le service de la Communication définit, met en place, et anime les actions et outils de communication à destination de la population (réseaux sociaux, site internet, panneaux numériques, affichage, magazine municipal …). L’objectif est de contribuer à développer l’image et la notoriété de la ville, en renforçant son positionnement de ville verte, attractive et innovante.

Le service est composé de 6 agents : le responsable de service, un assistant et gestionnaire comptable, deux journalistes community managers, un graphiste et un chargé d’édition.

Description de vos missions

Sous l’autorité hiérarchique directe du Responsable du service communication, vous serez chargé(e) de :

• Assurer la gestion administrative de la direction :
  • Répondre aux appels téléphoniques du service
  • Gérer quotidiennement la boite mail du service : procéder à la réception, la transmission au responsable et au traitement des demandes.
  • Gérer l’envoi du dépôt légal des publications municipales.
  • Rédiger les comptes rendus de réunion
  • Assurer le suivi des stocks de goodies et objets promotionnels.
  • Procéder au classement ainsi qu’à l’archivage des documents produits par la Direction (magazine, affiches, bons de commandes, etc.), ranger et optimiser la réserve.
  • Gérer et suivre les commandes de fournitures bureautiques de la Direction.
  • Être l’interlocuteur privilégié des prestataires extérieurs (imprimeurs, distributeurs, fournisseurs etc.).
• Contribuer à la mise à jour et à la diffusion des contenus sur différents supports
  • Mettre à jour les informations pratiques et l’agenda sur le site de la ville et l’application
  • Mettre à jour des affiches simples : informations événementielles, institutionnelles, travaux, etc. 
  • Assurer le suivi de l’affichage dans la ville en lien avec les appariteurs
  • Actualiser les documents à disposition à l’accueil et dans le salon d’attente, réapprovisionner et réorganiser si besoin.
  • Gérer les demandes relatives à la création, l’actualisation ou la suppression des cartes de visites numériques en lien avec les Directions de la ville.
  • Participer à la création des badges élus et agents pour les événements
  • Préparer les kits de bienvenue pour les nouveaux habitants.
• Participer au suivi du budget et des marchés publics :
  • Suivre le budget de la direction en mettant à jour le tableau dédié.
  • Pour les dépenses hors marché : demander 3 devis en rédigeant la fiche de mise en concurrence.
  • Saisir et suivre les bons de commandes ainsi que les factures sur l’outil CIRIL Finances.
• Alimenter la photothèque :
  • Participer activement à l’indexation du fond documentaires (photos, vidéo, affiches et tout autre document créé par le service communication) dans l’outil photothèque
• Participer à la fabrication du magazine municipal Les Echos :
  • Participer à la rédaction de brèves dans le magazine municipal. Participer à la relecture finale des Echos (corrections) et des autres supports de communication.
• Publier les agendas et contenus simples sur le site, l’application et les réseaux sociaux :
  • Publier les agendas, les pharmacies de garde, les permanences d’élus, et autres contenus simples récurrents sur le site internet, l’application et les réseaux sociaux.

Au minimum titulaire d’un diplôme de niveau Bac professionnel dans le domaine du secrétariat, vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales, avez des connaissances en finances et vous vous intéressez aux outils de communication et d’information. Vous savez mettre en œuvre les techniques de gestion administrative et de secrétariat. Vous savez rédiger des actes et tous types de documents dans un contexte normé : orthographe, grammaire. Vous savez utiliser les fonctionnalités avancées de la suite bureautique et êtes capable d’utiliser les fonctionnalités d’un logiciel métier.

Vous faites preuve d’autonomie dans la réalisation de vos missions. Vous êtes organisé(e), réactif(ve) rigoureux(se) et savez faire preuve de synthèse.

Vous possédez de bonnes qualités relationnelles, savez travailler en équipe et adapter votre communication aux différents interlocuteurs.

Conditions d’exercice 

• Temps de travail et horaires : Vous travaillez en horaires variables sur un planning de 38h/hebdomadaire.
• Droits à congés : 25 jours de congés, 17 jours de RTT et 2 jours de fractionnement. Monétisation du Compte Epargne Temps
• Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP) + 13ème mois
• Parcours d’intégration : Accompagnement de la prise de poste, avec mise en place d’un parcours d’intégration et d’un plan de formation individuel sur 3 ans. Organisation de demi-journées d’intégration et de cafés numériques (formation à nos outils : intranet, logiciel RH, messagerie, etc.). Si besoin, accompagnement possible à la recherche d’un logement et d’une place en crèche.
• Action sociale : adhésion au CNAS, accès au COS, participation employeur contrat groupe mutuelle (50% du tarif dans la limite de 50€ par mois) et prévoyance (12€ par mois), versement de prestations d’action sociale, accès au restaurant municipal.
• Transport : remboursement à 75 % des coupons d’abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail et/ou versement du forfait mobilités durables (indemnité forfaitaire de 100€ à 300€ par an selon le nombre de déplacements en vélo domicile-travail). Stationnement gratuit à proximité de tous les bâtiments municipaux.