Assistant administratif du secrétariat général EUGLOH H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Placé·e sous la responsabilité du/de la Secrétaire Général·e de l’Alliance EUGLOH, le/la Chargé·e de gestion administrative contribue à la coordination administrative et logistique de l’alliance. Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les membres du Secrétariat, notamment pour la gestion des calendriers, le suivi des échéances, l’organisation des réunions de gouvernance et la coordination de ses activités diverses. Il/Elle assure également la mise à jour des outils numériques et des supports de communication interne, tout en apportant un soutien organisationnel aux déplacements et autres missions spécifiques du Secrétariat.

Activités principales de l’agent·e :

• Mise à jour et maintenance de la plateforme AdminProject
• Administration des enquêtes de satisfaction pour les activités et évènements EUGLOH
• Gestion de la boîte mail du Secrétariat EUGLOH
• Gestion des calendriers et organisation logistique des réunions des instances de gouvernance et comités consultatifs (e.g. Governing Board, Executive Board, Advisory Committee)

• Suivi des deadlines des milestones et livrables du projet EUGLOH 2.0, en collaboration avec la manager du WP1
• Soutien à la compilation des données nécessaires pour les reportings (planning des activités, participation, enquêtes de satisfaction, activités de communication et dissémination, etc.)
• Préparation des conventions de stage pour les stagiaires du secrétariat
• Organisation des missions et déplacements pour les membres du secrétariat

• Soutien aux étudiants·es de l’Alliance, notamment à l’International Student Board (ISB)
• Appui à la coordination de la participation des étudiants·es EUGLOH à des évènements internationaux comme l’ESA, l’EUSAF, etc. en ce qui concerne le processus de sélection, le soutien administratif et la communication à ce propos

• Préparation et envoi de la newsletter hebdomadaire du Secrétariat EUGLOH
• Veille et partage hebdomadaire des nouveaux évènements et activités à communiquer
• Organisation de réunions d’information pour les participants·es sélectionnés·es aux évènements
• Appui à la dissémination des autres informations pertinentes sur les activités de l’Alliance

Durée du contrat : CDD 22 mois

Connaissance, savoir :

• Bac+2/3 en gestion administrative, coordination ou domaine équivalent
• Maîtrise du français (B2 minimum) et de l’anglais (C1 minimum requis, écrit et oral)
• Familiarité avec l’organisation d’évènements internationaux et le suivi administratif
• Connaissance des projets européens serait un plus

Savoir-faire :

• Gestion et organisation rigoureuse des tâches administratives et calendaires
• Excellente capacité de communication écrite et orale en anglais et capacité professionnelle en français
• Organisation et suivi des projets (coordination de calendriers, deadlines)
• Capacité à compiler des données de suivi
• Maîtrise des outils numériques : plateformes de gestion de projets (Teams, AdminProject, etc.), outils de communication, outils de sondage (LimeSurvey, Excel, etc.)

Savoir-être :

• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie et capacité d’adaptation rapide
• Bon relationnel et communication interculturelle
• Sens du travail en équipe et capacité de collaboration
• Sens du service