Agent d'accueil ISSTUniversité PARIS 1 Panthéon-Sorbonne

Activités principales :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique et l'accès aux ressources numériques :
- Gestion du standard téléphonique du centre,
- Surveillance des entrées et orientation des usagers se présentant à l'accueil,
- Mise en alerte du gardien et / ou du responsable administratif pour tout dysfonctionnement constaté,
- Préparation des cafés d'accueil et des pauses café,
- Création d'un compte invité pour les stagiaires de l'ISST dédié à l'accès aux ressources numériques, principalement l'accès au Wi-Fi et à la documentation électronique,
- Informer par mail les stagiaires de la création de leur compte et énoncer la procédure.

• Assurer la gestion du courrier et la réception des livraisons :
- Gestion du courrier du centre en action coordonnée avec le service intérieur du centre Panthéon,
- Réception des livraisons du centre en action coordonnée avec la gestionnaire en charge de la comptabilité budgétaire de l'ISST.

· Participer à la préparation des salles de cours et à la veille sanitaire des espaces ouverts aux usagers :
- Préparation des salles de cours (dont manutention et installation des tables et des chaises) en action coordonnée avec l'agent en charge des équipements pédagogiques audiovisuels et numériques,
- Participation à la logistique d'accueil mise en œuvre pour l'organisation d'événements ponctuels de type colloque, conférences-débats en droit du travail, journées de droit social.
- « Veille propreté » au niveau des espaces ouverts aux usagers en action coordonnée avec le gardien du centre.

• Assurer la gestion du stock de consommables et veiller à l'entretien de tout le matériel ménager :
- pilotage des commandes de produits alimentaires (et produits et associés) en action coordonnée avec la gestionnaire en charge de la comptabilité budgétaire de l'institut pour le renouvellement du stock,
- surveillance de la date limite de consommation des denrées alimentaires,
- entretien du matériel ménager (machines à café, carafes d'eau principalement).

• Apporter un appui à la coordination des stages :
- gestion de la feuille du menu des stagiaires,
- contribution, en cas de besoin de la coordinatrice des stages, à la collecte des pièces justificatives de frais de transport auprès des stagiaires.

• Participer à la communication externe et interne de l'ISST :
- élaboration de la note interne hebdomadaire d'informations appelées « La semaine prochaine à l'Institut » en action coordonnée avec la responsable pédagogique,
- participation occasionnelle à la rédaction de bordereau d'envoi de documents et à des tâches de secrétariat.

Connaissance, savoir :

• Maitrise des ressources de l'environnement numérique de travail (ENT) et des usages bureautiques (Word, Excel),
• Connaissance de l'environnement général de travail (Université Paris 1 et ISST),
• Sensibilisation aux règles d'hygiène et de sécurité et connaissance du dispositif de sécurité – incendie du centre de Bourg-la-Reine,
• Capacité rédactionnelle niveau BAC.

Compétence opérationnelle :

· Savoir exploiter les informations recueillies,
• Savoir respecter l'organisation collective du travail, s'approprier le calendrier des stages et s'adapter aux échéances planifiées,
• Savoir accueillir, aptitude et goût pour les contacts,
• Esprit d'équipe,
• Polyvalence.