Agent d’accueil Guichet Unique (F/H)

Au sein de la Région Grand Est, dans un environnement privilégié tant par la qualité du cadre de vie que par la richesse et la variété de son patrimoine, l’Agglomération de Chaumont (45 000 habitants – 63 communes) s’illustre par une politique volontariste soucieuse d’apporter à sa population un cadre de vie répondant aux besoins de chacun.

Dans un écrin de nature, Chaumont bénéficie d’un cadre privilégié, loin du stress des grandes métro­poles. La qualité de vie est un concept qui a du sens ici. Sa ceinture forestière, ses parcs, dont le jardin Agathe Roullot et ses promenades en font une véritable ville à la campagne, ville où il fait bon vivre.

Ville de l’affiche, Chaumont accueille la biennale internationale de design graphique. Le Signe, Centre national du graphisme, accueille professionnels, étudiants, expositions permanentes… Un équipement qui complète l’offre culturelle déjà fournie avec le cinéma multiplexe « A l’affiche », la médiathèque des Silos « Maison du livre et de l’affiche », le théâtre « le Nouveau Relax » – scène conventionnée, le conservatoire, les musées, la MJC « Maison des jeunes et de la culture », Les Rendez-vous du cinéma européen, les Journées du patrimoine, le Salon du livre, les concerts… La vie culturelle, rythmée par des saisons culturelles, couvre tous les domaines du spectacle et des arts plastiques. L’été, Chaumont Plage et Les Estivales font le bonheur des plus jeunes avec un ensemble d’animations le plus souvent gratuites, en complément d’actions organisées par un tissu associatif dense.

L’Agglomération recrute pour les services mutualisés de l’Agglomération et de la Ville de Chaumont, en mobilité interne/externe, par voie statutaire ou à défaut contractuelle :

Agent d’accueil Guichet Unique (F/H)

(Catégorie C – Filière administrative)

Lieu de travail : Chaumont

Au sein du service Relations Citoyennes et sous la responsabilité du Responsable Accueils et Courriers, vous aurez pour principale mission l’accueil physique et téléphonique du public au sein du C’SAM et de l’Hôtel de Ville de Chaumont. Pour cela, serez chargé(e) des activités suivantes :

Accueillir, renseigner et orienter le public :

- accueillir le public avec amabilité,

- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,

- tenir un recensement des appels et des informations diverses recueillies,

- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,

- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (savoir désigner le bon interlocuteur),

- renseigner les publics en s’appuyant sur les directions concernées,

- constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour l’information du public,

- constituer une base de données pour répondre aux questions les plus fréquentes des usagers,

- être en capacité de gérer les situations pouvant être facteur de stress,

- réceptionner les documents administratifs remis par le public et les remettre aux services instructeurs.

Renseigner les logiciels métiers :

- effectuer les inscriptions scolaires,

- effectuer les inscriptions périscolaires et extrascolaires ainsi que les inscriptions dans les clubs de loisirs,

- traiter et assurer le suivi des demandes de dérogations en lien avec la Direction Education Jeunesse,

- traiter les demandes et gérer les données via CIRIL Enfance- portail famille,

- traiter les demandes (inscriptions…) déposées sur le logiciel de gestion de courrier « ELISE »,

- établir les cartes familiales,

- tenir la régie des clubs municipaux.

Assurer l’accueil à l’Hôtel de Ville en dehors des horaires d’ouverture :

- en suppléance : assurer l’accueil en dehors des heures d’ouverture au public (réunions, commissions, évènements divers).

Vous êtes diplômé(e) dans le domaine administratif et/ou possédez une expérience professionnelle significative sur un poste similaire et êtes doté(e) de la capacité du travail en équipe.

Disponible, autonome, rigoureux(se), réactif(ve) et discret(e), vous avez des compétences relationnelles et rédactionnelles et de l’expérience dans le domaine de l’accueil et de la communication (écoute active, reformulation, techniques de gestion de conflits, …).

Vous êtes dotés de capacité d’adaptation et savez faire preuve de flexibilité, vous permettant ainsi de contribuer au mieux au développement du guichet unique, en lien avec les autres directions.

De plus, vous possédez d’excellentes connaissances en informatique (maîtrise d’internet, des télé-procédures et des outils bureautiques).