Adjoint en gestion administrative F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions

L'UFR Sciences de la vie est une composante de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université. Elle anime une politique de formation et de recherche au sein de la faculté en synergie avec les autres composantes et, plus largement, de l'université. Il s’agit d’une composante pluridisciplinaire couvrant tous les champs de la biologie. 

L’UFR Sciences de la Vie regroupe trois départements de formation (Licence Sciences de la Vie, Master Biologie Moléculaire et Cellulaire, Master de Biologie Intégrative et Physiologie) et un Centre de Formation Pratique en Biologie.

Le département de formation de la mention "Biologie moléculaire et cellulaire" de master est rattaché à l’UFR de Sciences de la vie. Le département de formation étant chargé de l’organisation des enseignements de la mention de master. Le secrétariat est constitué d’une responsable administrative et de 3 gestionnaires administratifs et pédagogiques. L’agent-e accueillera environ 500 étudiant-es (dont 195 en M1 et 310 en M2).

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie – 4 place Jussieu, 75005 Paris

Fonction : Adjoint-e en gestion administrative
Emploi-type : J5X41 – Adjoint-e en gestion administrative
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J

CDD de 3 mois.
Poste à pourvoir à compter du 1er mai 2026.

Mission :

Le ou la vacataire aidera le personnel permanent du secrétariat du département de formation de master « Biologie moléculaire et cellulaire ».

Activités principales :

Le/la vacataire aura pour missions :

• Gestion des mails entrants de la boîte générique du secrétariat
• Suivi des inscriptions administratives dans l’Apogée
• Préparation des supports d’information de l’offre de formation BMC M1 et M2, comprenant l’actualisation des fiches UE, des plaquettes relatives aux parcours/thématiques de M2 et la mise à jour des livrets d’accueil M1 et M2.
• Préparation des supports d’information pour la rentrée
• Gestion de la base informatique, incluant le suivi des prêts de matériel

Activités essentielles :

• Aide dans la gestion des candidatures sur les plateformes : Campus France, eCandidat et Mon Master, incluant la validation et l'alimentation des données sur SharePoint
• Participation à la gestion administrative de deux parcours en alternance
• Actualisation des listes de diffusion
• Mise à jour des supports d'information des étudiants pour la rentrée 2026
• Préparation du forum des Unités d'Enseignement (UE)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation