Adjoint Chef de Service Planning & Evènementiel F/H
SORBONNE UNIVERSITE | Titulaire, Contractuel, CDD
En Bref
- Lieu de travail : Paris
- Catégorie : B
- Date de publication : 23/05/2025
- Valable jusqu'au : 23/07/2025
- Salaire : Non communiqué
- Référence : 27263
Employeur
Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.
Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions
Présentation de la Direction :
La Direction des bâtiments et de la logistique de la Faculté des Lettres (DBL), sous la responsabilité de la directrice générale de la faculté et en lien avec le doyen, participe à la définition de la politique immobilière de la faculté, en apportant tout élément d’aide à la décision en termes stratégiques et techniques. Dans ce cadre, la DBL travaille en lien étroit avec les directions supports telles que les directions des affaires financières et des ressources humaines. Elle assure la nécessaire coordination avec les responsables de site.
La DBL assure les relations et elle est interlocuteur avec le niveau Universitaire sur les domaines de bâtiments, logistique et maintenance.
Présentation du service :
Le Service Planning & Evènementiel (SPE) est intégré dans le Pôle Gestion Logistique des Usages (PGLU) de la DBL, en responsabilité directe d’un(e) Directeur(trice) Adjoint(e). Le SPE assure des missions opérationnelles sur tous les sujets relatifs à la gestion de la planification et de la valorisation des utilisations des salles et espaces des bâtiments de la FL. Cette gestion se fait soit en direct par le SPE, soit en coordination avec certains sites (Écoles Internes et sites en gestion par les composantes).
Localisation principale du poste : Sorbonne – 1, Rue Victor Cousin, 75005 PARIS – Escalier G niveau K et les autres sites de la FL en déplacement
Poste
Fonctions : Adjoint(e) Chef(fe) de Service Planning & Évènementiel
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).
Mission principale du poste :
Sous l’autorité hiérarchique du(de la) chef(fe) de service, l’adjoint(e) a la responsabilité du bon fonctionnement du service planning & évènementiel, de l’encadrement des agents qui le compose et de porter les projets en lien avec son évolution.
Il/Elle assure l’intérim en cas d’absence du(de la) chef(ffe) de service et peut se substituer à lui/elle sur les réunions diverses avec les partenaires internes/externes.
Activités principales (en lien avec le(la) chef de service et sous son autorité directe) :
- En relais et en substitution en cas d’absence du(de la) chef(fe) de service, l’encadrement des équipes de gestionnaire planning et de référents Évènementiel.
- Création d’un cahier de procédures : Garantir la bonne mise en œuvre et gestion des salles et espaces de la Faculté des Lettres (FL) et l’organisation administratives des évènements en lien avec les utilisations et valorisation des espaces FL.
- Développement de la dimension Valorisation des Espaces / Évènementiel pour les espaces de la FL
Il/Elle devra notamment :
Pilotage du service - sous l’autorité du(de la) chef(fe) de service :
- Concevoir et mettre en œuvre le projet de service, en concertation avec le/la chef(ffe) de service, avec l’équipe et la direction, en tenant compte du projet de la structure et de l’évaluation des besoins des personnes accueillies.
- Évaluation des actions menées par le service.
- Pilotage et Mise en en œuvre des procédures de gestion du planning en lien avec les équipes et les composantes concernées par la gestion du planning.
- Animation du collectif « gestionnaire planning » composé de l’équipe en hiérarchie et des collègues des autres sites FL, en lien avec le(la) chef(fe) de service
- Administrateur de l’application ADE en complément du chef de service
Appui en Gestion du planning - en relais des équipes en cas de besoin et/ou de charge de travail ponctuelle trop élevée :
- Gérer le planning des amphithéâtres et salles de cours sur les sites FL
- Réserver les salles selon les projets d’emplois du temps adressés par les UFR pour les cours et les examens
- Traiter les demandes ponctuelles internes et externes de demandes d’espace
Location des espaces – Initiation de la dimension Évènementiel & valorisation des espaces
- Contrôler l’opportunité des demandes
- Organiser la visite des locaux
- Élaborer et suivre les conventions de location
Encadrement : OUI
Nb agents encadrés par catégorie : 1 B - 4 C
Conditions particulières d'exercice :
- Horaires de travail : 8H30 12h00 / 13h30-17h30 du Lundi au vendredi / Horaires pouvant varier en fonction des nécessités de service dans la limite hebdomadaire de 37,04 heures
- Astreintes en cas de nécessité de service
- Activité à rythme variable dans les contextes évènementiels & examens
Formations obligatoires :
- Oui : Maitrise « expert » ADE Soft – Logiciel planning de la FL
Profil
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Compétences opérationnelles :
- Piloter un projet
- Maitrise des outils informatiques (notamment outils planning type ADE SOFT ou équivalent)
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Gérer les situations d’urgence (maîtrise)
- Animer un réseau / un groupe (maîtrise)
- Savoir rendre compte (maîtrise)
Savoir-être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens du service public
- Sens de l’organisation
- Sens de l’initiative
- Sens critique
Informations
employeur
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Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).
Toute candidature (CV et lettre de motivation) doit impérativement être envoyée sous la référence 27263
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