Adjoint au chef du service facturier H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service facturier fait partie de l’agence comptable de l’Université Paris Saclay et est composé de 18 personnes
(2 A, 1 B et 15 C). Le service facturier a en charge la comptabilisation et le traitement des dépenses : réception des
factures et autres dépenses de l’Université, dématérialisation, contrôles comptables réglementaires. Il a aussi la
charge de la création de tous les tiers dans le SI et la saisie des fiches d’immobilisations.

Activités principales de l’agent :

• Suivre le traitement des factures dans le SI SIFAC et dans l’outil P2P, analyse des anomalies et blocages,
  résolution des problèmes
• Régulariser les pièces comptables non conformes (problèmes de TVA, d'imputation, …)
• Contrôle et traitement des factures opérations de travaux (contrôle de régularité, avances, pénalités, retenue
  de garantie, révision de prix)
• Contrôle et suivi des garanties à première demande et des mains levées
• Analyse des postes non soldés liés aux marchés de travaux (retenues de garantie, pénalités, avances)
• Suivi des avances fournisseurs hors marché (arrhes, acomptes), contrôle, traitement, suivi et récupération
• Répondre aux mails des services financiers de l’ordonnateur et des fournisseurs arrivés sur les différentes
  adresses mails génériques du service
• Superviser l’activité du service, répondre aux questions des agents du bureau
• Suivi du parc carte achats (demandes, blocages, relances)
• Contrôle, analyse et traitement des demandes de régularisations des cartes achat dans l’outil SIFAC
• Élaborer des notes de procédure internes et des outils d’aide pour le service
• Recherche et veille règlementaire
• Gérer les absences et congés des agents du service en l’absence du chef de service
• Rendre compte au chef du service facturier
• Prendre en charge tout dossier demandé par la hiérarchie

Connaissances :

• Outils bureautiques courants (Word, Excel)
• Outils informatiques professionnels (SIFAC)
• Connaître les contrôles règlementaires, les règles de gestion interne et l’environnement professionnel
• Maîtrise des règles comptables issues de la GBCP et de l’instruction commune
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un EPSCP

Savoir-faire :

• Travailler en équipe
• Analyser les dossiers
• Identifier les anomalies
• Rechercher les informations
• Prendre des initiatives

Savoir-être :

• Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
• Être organisé, méthodique et rigoureux
• Être adaptable
• Faire preuve de réactivité
• Être autonome et avoir le sens des priorités