Adjoint administratif en scolarité F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions

Fonctions : Adjoint-e administratif-ve en scolarité - Faculté de Santé
Emploi-type : Adjoint-e administratif-ve
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J

CDD du 1er septembre au 19 décembre 2025.

5 postes sont à pourvoir.

Mission : Sous l’autorité directe de la responsable de scolarité du 3ème cycle et de la responsable adjointe, le ou la gestionnaire administratif-ve saisit les inscriptions administratives et gère la délivrance des diplômes au cours de la rentrée administrative, au sein d’une équipe constituée de plusieurs agents saisonniers.

Activités principales :

• Vérifier et saisir les inscriptions administratives (dont paiement) dans l’outil de scolarité APOGEE
• Valider les dossiers d’inscription, éditer et envoyer les certificats de scolarité et quittances de paiement
• Éditer et envoyer les cartes d’étudiants
• Relancer les dossiers d’inscription sans pièces justificatives
• Contribuer à l’accueil des étudiant-es relatifs aux inscriptions administratives et demandes de retrait de diplômes
• Traiter les demandes d’envoi de diplômes par correspondances, relancer les étudiant-es n’ayant pas récupérés leurs diplômes
• Trier le courrier du service

Autres activités :

• Archiver, classer les dossiers
• Gérer des demandes courantes en fonction des nécessités de service

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle

Savoir-faire :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Prendre en compte les demandes et y répondre
• Utiliser des logiciels de bureautique
• Travailler en collaboration avec les différents interlocuteurs

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Organisation et rigueur
• Disponibilité et réactivité
• Sens du service public