Assistant.e de direction H/F
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE SEINE SAINT DENIS | Titulaire, Contractuel
En Bref
- Lieu de travail : Seine-Saint-Denis
- Catégorie : B
- Date de publication : 03/05/2024
- Valable jusqu'au : 02/06/2024
- Salaire : Non communiqué
Employeur
Venez bifurquer en Seine-Saint-Denis ! Pour donner du sens à votre parcours professionnel, empruntez le chemin de la Seine-Saint-Denis.
Avec ses 8000 agents, le territoire construit son avenir en menant des actions éducatives, environnementales et sociales ambitieuses. Un territoire qui se transforme à la hauteur des événements et des équipements qu'il va accueillir.
Au sein de notre collectivité, + de 200 métiers ont permis à tous nos collaborateurs·trices de prendre en main leur carrière.
Chacune de nos missions a du sens, nous accompagnons, nous changeons le regard et nous transformons positivement le territoire.
Employeur responsable, nous œuvrons à ce que notre politique recrutement reflète la richesse et la diversité de notre territoire. Ainsi, nous sommes fiers d’être la première Collectivité à avoir été doublement labellisée : Diversité et Égalité Femme / Homme.
Poste
Raison d’être du poste :
L’assistant.e de direction assure la tenue du secrétariat de la DINSI (gestion des agendas, gestion du courrier etc.). Il /elle collabore avec l’ensemble des encadrants de la direction (directeurs, chefs de services et de bureaux etc.) afin de les assister dans l’organisation fonctionnelle de leurs activités.
Missions principales :
- Organiser et ajuster les emplois du temps par une gestion proactive des agendas électroniques partagés et être force de propositions (vérification des participants, durée des réunions, gestion des lieux/salles etc.).
- Assurer les fonctions relatives au secrétariat pour la direction : accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre, gestion et suivi du courrier entrant/sortant et des parapheurs (mise en forme, enregistrement) etc.
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers ; prise de notes, rédaction objective et suivi de compte-rendu et remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation powerpoint...)
- Gestion et coordination des évènements transversaux de la DINSI (Plénière direction et services, évènements conviviaux, etc …)
- Référente Hygiène et sécurité pour la direction : exercice d’évacuation incendie, tenue du registre hygiène et sécurité
- Veiller à la bonne tenue des espaces partagés : encombrement des couloirs, dalles descellées, affichage, etc., pour transmission le cas échéant des éléments au référent logistique du BAG
Profil
Compétences attendues :
Relationnelles :
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir travailler en équipe et en transversalité
- Savoir transmettre les informations à sa hiérarchie et l’alerter des aléas, contraintes et difficultés rencontrées
- Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
Organisationnelles :
- Savoir organiser son travail en fonction des objectifs, des priorités et de la charge de travail
- Savoir faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’initiative
- Connaître les circuits et procédures administratives internes à la collectivité
Techniques :
- Superviser un agenda et les prises de rendez-vous
- Maîtriser les outils bureautiques, téléphoniques, et les logiciels métier spécifiques
- Savoir chercher l’information et la vérifier
Moyens mis à disposition : Outils informatiques, messagerie Outlook, applications métier
Niveau d’études : Diplômes requis : BAC
Informations
employeur
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Domaine/Métier :
Assistant de gestion des ressources humaines
Localité :
Seine-Saint-Denis