UN(E) INSTRUCTEUR DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS (H/F)

Vous instruisez les demandes de mise à disposition de salles dans le respect des procédures établies (règles de gestion, réglementation...), en utilisant les outils numériques dédiés (logiciels métiers), et vous gérez les plannings des salles et des agents

ACTIVITÉS

• Instruire les demandes de mise à disposition de salles


Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions.
Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement.
Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance.



• Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche
manifestation et état des lieux)


Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés.
Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique.
Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech).
Vous établissez les plannings des agents.



• Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs
Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...).


· Contrôler les aspects RH en lien avec les agents

Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents.

Vous possédez le permis B.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les procédures administratives.
Vous connaissez l'environnement institutionnel.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète).
Vous faites preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service public.

CONDITIONS D'EMPLOI


Cycle de travail : 37H30 ou 38H30


Lieu d'affectation : 17 rue Venel Aix en Provence

Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.

Adresser votre candidature avant le 03/09/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date

Informations complémentaires


Natacha ROUVE, Chef de service administratif 04 42 91 95 80
Laura PRIETO PÉREZ Gestionnaire recrutement 04 88 71 84 48