
UN(E) INSTRUCTEUR DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS (H/F)
VILLE D'AIX EN PROVENCE | CDI
En Bref
- Lieu de travail : Aix-en-Provence
- Catégorie : C
- Date de publication : 24/07/2025
- Valable jusqu'au : 16/09/2025
- Code postal : 13090
- Salaire : Non communiqué
- Référence : mxv06gv3o8
Employeur
Poste
Vous instruisez les demandes de mise à disposition de salles dans le respect des procédures établies (règles de gestion, réglementation...), en utilisant les outils numériques dédiés (logiciels métiers), et vous gérez les plannings des salles et des agents
ACTIVITÉS
• Instruire les demandes de mise à disposition de salles
Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions.
Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement.
Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance.
• Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche
manifestation et état des lieux)
Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés.
Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique.
Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech).
Vous établissez les plannings des agents.
• Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs
Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...).
· Contrôler les aspects RH en lien avec les agents
Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents.
ACTIVITÉS
• Instruire les demandes de mise à disposition de salles
Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions.
Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement.
Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance.
• Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche
manifestation et état des lieux)
Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés.
Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique.
Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech).
Vous établissez les plannings des agents.
• Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs
Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...).
· Contrôler les aspects RH en lien avec les agents
Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents.
Profil
Vous possédez le permis B.
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les procédures administratives.
Vous connaissez l'environnement institutionnel.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète).
Vous faites preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service public.
CONDITIONS D'EMPLOI
Cycle de travail : 37H30 ou 38H30
Lieu d'affectation : 17 rue Venel Aix en Provence
Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.
Adresser votre candidature avant le 03/09/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date
Informations complémentaires
Natacha ROUVE, Chef de service administratif 04 42 91 95 80
Laura PRIETO PÉREZ Gestionnaire recrutement 04 88 71 84 48
Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les procédures administratives.
Vous connaissez l'environnement institutionnel.
Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète).
Vous faites preuve de discrétion.
Vous avez le sens du service public.
CONDITIONS D'EMPLOI
Cycle de travail : 37H30 ou 38H30
Lieu d'affectation : 17 rue Venel Aix en Provence
Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.
Adresser votre candidature avant le 03/09/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date
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Domaine/Métier :
Agent de gestion administrative
Localité :
Bouches-du-Rhône