Un(e) Assistant du cabinet du Maire H/F

Missions principales du poste :

• Gérer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet du Maire,
• Gérer l'agenda du directeur de cabinet (rdv, réunions, invitations...) et des Élus,
• En lien avec le Directeur de Cabinet, gérer la représentation des Élus,
• Suivi du travail quotidien du cabinet :
  • Répartition des courriers ou des mails du cabinet,
  • Affectation et traitement des sollicitations des habitants et du quotidien,
  • Organisation et planification des réunions et rendez-vous, gestion et suivi des comités de pilotage des Élus et des réunions transversales,
  • Préparation des dossiers pour les Élus et des trieurs de la semaine,
• Rédaction et mise en forme de courriers, notes et comptes rendus pour le Cabinet,
• Suivi et vérification du circuit des parapheurs, des circuits de visas et signatures,
• Contribution à la gestion comptable du service (bons de commandes),
• Centralisation et remise en forme des déroulés et des contenus des manifestations récurrentes selon le planning transmis par les services,
• Lien avec l’ensemble des directions, des élus et des institutions partenaires,
• Classement et archivage,
• Relations internes et externes du poste :
  • Relations quotidiennes avec l’ensemble des services municipaux,
  • Contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires),
  • Contact avec les administrations,
• Suppléer l’Assistante du Maire lors de ses absences

Connaissances et compétences requises :

• Parfaite connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
• Avoir un excellent sens de l’organisation et savoir gérer les priorités
• Faire preuve de discernement, respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
• Parfaites qualités rédactionnelles
• Maîtrise de l’outil informatique (Word, excel, logiciels métier)

Temps de travail hebdomadaire : 37 heures hebdomadaires