Un assistant de la Direction Générale des services et de la Présidence - H/F

La Direction Générale du Grand Annecy joue un rôle central dans la coordination et la mise en œuvre des projets structurants du territoire. En lien étroit avec la Présidence, elle pilote des stratégies ambitieuses pour répondre aux enjeux locaux et accompagner les 34 communes de l’agglomération.

Vos missions

1/ Appui à la Directrice générale des services :

Gestion administrative et organisationnelle

• Gestion de l’agenda et des priorités : Planifier et gérer l’agenda du DGS en lien notamment avec celui de la Présidente, organiser les réunions, rendez-vous et déplacements, tout en veillant à optimiser son emploi du temps.
• Préparation des réunions et RDV : Rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers nécessaires (compiler, analyser et synthétiser les informations pour la DGS et, le cas échéant, le cabinet), coordonner les participants et s'assurer de la logistique (réservations de salles, outils de visioconférence, etc.).
• Prise de notes et rédaction : Assurer le secrétariat de réunion en rédigeant des comptes-rendus, et en diffusant les informations clés aux parties concernées.
• Traitement du courrier : Gérer les courriers entrants et sortants, classer les documents

Interface avec les services et les partenaires

• Relais de communication : Être un point de contact central entre la DGS, les différents services internes, les élus, les partenaires externes
• Coordination interne : Transmettre les directives de la DGS aux différents services et s’assurer de leur bonne mise en œuvre, tout en remontant les informations importantes.
• Suivi des demandes : Assurer le suivi des sollicitations faites à la DGS et vérifier leur avancement auprès des services concernés.

Soutien logistique et technique

• Planification des événements : Participer à l’organisation d’événements institutionnels internes organisés par la DGS (séminaires, …), en prenant en charge la logistique et la coordination.
• Gestion des outils numériques : Maîtriser les outils bureautiques et de gestion (gestion de projets, courriers électroniques, tableaux de bord) pour lui apporter une assistance technique.

2/ Appui à la Présidence (en lien avec le Cabinet) :

Gestion des rendez-vous et des déplacements de la Présidente :

• Planifier et gérer l’agenda de la Présidente, organiser les réunions, rendez-vous et déplacements
• Préparation des dossiers pour la Présidente en collaboration avec le Cabinet.
• Interface avec les élus, institutions partenaires, et administrés
• Accueil téléphonique
• Gestion du courrier, rédaction de courriers et d’invitations
• Gestion des parapheurs

Pour des précisions sur le poste, vous pouvez contacter :

le service ressources humaines au 04 56 49 40 10

Vous avez une grande capacité à planifier, gérer plusieurs tâches simultanément et respecter des délais serrés, même dans des contextes exigeants.

Vous maîtrisez parfaitement la rédaction administrative, et vos aptitudes relationnelles et votre diplomatie facilitent les échanges avec différents interlocuteurs.

Vous savez faire preuve d’adaptabilité en gérant efficacement les imprévus et en vous ajustant aux priorités changeantes.

Vous disposez d’une très bonne compréhension du fonctionnement du Grand Annecy et, plus largement, de son écosystème institutionnel.

Vous respectez avec rigueur les obligations de confidentialité et faites preuve d’une éthique irréprochable dans l’exercice de vos fonctions.