Secrétaire pédagogique H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

 Le/la secrétaire exerce son activité au sein du département informatique de l’UFR Sciences à l’Université Paris-Saclay sous la responsabilité hiérarchique du Président, de la directrice des études.

La personne sera plus particulièrement en charge de la filière de formation MIAGE en apprentissage (L3-M1-M2 soit environ 100 étudiants), en étroite collaboration avec le responsable de la filière et les responsables d’année, et interagira avec le CFA AFIA et les entreprises d’accueil.

Depuis janvier 2022, la création du pôle apprentissage regroupe également le Master ISD et IoT (M2) en plus de la MIAGE en apprentissage L3, M1 et M2. Ce pôle comprend une secrétaire administrative mise à disposition par le CFA.

Elle s'intègre dans une équipe de huit personnes : six secrétaires pédagogiques, une directrice des études, une coordinatrice pédagogique licence et plus particulièrement au sein du Pôle Formations en apprentissage.

Missions principales de l’agent : 

• Assurer la gestion et le suivi administratif du secrétariat de la filière de formation MIAGE en apprentissage
• Aide au pilotage de la formation (organisation de réunion, données étudiantes ...) pour les responsables pédagogiques
• Accompagnement et suivi des candidatures sur les différentes plateformes (lnception, e-candidat)
• Suivi de la sélection des candidats et accueil des étudiants
• Elaboration des emplois du temps de l'alternance : planning de cours, sessions en entreprise, examens et jurys, réservation de salles
• Suivi des contrats pédagogiques individuels
• Gestion des feuilles de présence des étudiants et remontée des retards au CFA
• lnformation et orientation des étudiants tout au long de l'année
• Relations et coordination avec les différents acteurs de la formation : département informatique, scolarité centrale de l'UFR Sciences, CFA AFIA, entreprises d'accueil ...
• Suivi pédagogique des notes sur Apogée, édition des PV de jury et des relevés de notes
• Appui à I ‘organisation des événements de la filière (Journées portes ouvertes, remise des diplômes, accueil des maîtres d'apprentissage, ...)
• Organisation de la certification en langue anglaise (TOEIC)
• Assurer la transmission des informations entre le département informatique et la division des formations de l’UFR.

Connaissance, savoir :

• Notions de base sur le fonctionnement des parcours de formation Licence-Master-Doctorat
• Connaissance générale du système éducatif de l’enseignement supérieure en France et en Europe, de l’organisation et du fonctionnement des EPSCP
• Anglais : compréhension écrite et orale : niveau II, expression écrite et orale : niveau II

Savoir-faire :

• Utiliser les modes de communications écrites et orales (électronique, téléphone,......)
• Analyser et gérer les demandes d’informations
• Utiliser les outils bureautiques
• Rédiger des documents simples d’information et de communication
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Utiliser E campus

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Sens relationnel
• Travail d’équipe