Secrétaire général de l'IUIS et de ISAntiq F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions 

Fonctions : Secrétaire général-e de l’Institut Universitaire d’Ingénierie en Santé et de de l’Institut des Sciences de l’Antiquité

• Catégorie : A
• Corps : IGE
• BAP : J
• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

En étroite interaction avec la direction de chaque Institut, le/la secrétaire général-e a pour mission d’assurer le pilotage, le suivi des activités et l’établissement des bilans d’activité des deux Instituts. La gestion financière des Instituts est gérée par la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne université  (ASU) dont dépendra le/la secrétaire général.e.

• Assister la direction de chaque Institut dans ses responsabilités scientifiques, administratives, d’animation et de valorisation
• Centraliser et tenir à disposition de la direction de chaque Institut une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l’Institut
• Représenter chaque Institut auprès de ses différents partenaires
• Participer au développement de nouveaux partenariats en interne et en externe à l’ASU et faire vivre les partenariats existants
• Piloter et assurer la bonne mise en œuvre du plan d’action et des projets de chaque Institut
• Organiser, piloter et assurer le bon déroulement et le suivi des actions d’animation scientifique et de valorisation (écoles d’été, journées thématiques, appels à projet internes, fête de la science, etc.)
• Assister la direction de chaque Institut à la conception puis mettre en œuvre et suivre les actions de formations innovantes à et par la recherche en coordination avec les UFR
• Organiser et coordonner le reporting de chaque Institut (consolidation de données, suivi d’indicateurs, faits marquants, bilans annuels, etc.)
• Proposer et conduire une politique de communication en interne et en externe, en coordination avec la direction de la communication de SU
• Concevoir ou mettre en œuvre les outils de communication (site web, réseaux sociaux, chaîne YouTube, lettre d’information…) en lien avec la direction de la communication de SU
• Contribuer à l’établissement du budget annuel de chaque Institut et assurer son exécution et son suivi en coordination avec les gestionnaires des services centraux et des laboratoires associés
• Assurer la conduite et la coordination des activités administratives et financières de chaque Institut
• Organiser et suivre les réunions des instances de gouvernance des deux Instituts telles que le Comité exécutif et le Conseil d’orientation stratégique : calendrier, convocation, ordre du jour, préparation des présentations, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions
• Avoir une action proactive dans la recherche de financements et exercer une activité de veille sur les appels à projets
• Participer au montage de demandes de financement et assurer leur suivi, en lien avec les services centraux
• Piloter les aspects logistiques inhérents aux activités de chaque Institut
• Encadrement : NON
• Conduite de projet : OUI

Niveau d'études souhaité :

• Niveau Bac + 5, Master 2 ou diplôme équivalent

Connaissances transversales requises :

• Intérêt pour les domaines pluridisciplinaires et bonne connaissance des acteurs, institutionnels et industriels, dans les domaines des deux Instituts
• Bonne connaissance de Sorbonne Université et plus généralement des milieux de l'enseignement supérieur, de la recherche et du monde socio-économique en lien avec les thématiques des deux Instituts
• Une expérience de la recherche serait un plus
• Connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de financement de la recherche
• Connaissance générale de la réglementation relative aux établissements publics (ex. marché public)
• Connaissances budgétaires générales
• La pratique de SIFAC ou SAP serait un plus
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral (niveau B2 minimum)

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec une grande variété d’interlocuteurs, notamment au sein de l’Alliance Sorbonne Université
• Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision
• Savoir représenter l’IUIS et l’Institut des Sciences de l’Antiquité
• Conduire un projet : organiser et assurer la bonne conduite du projet, déterminer des indicateurs de suivi et de performance, élaborer des tableaux de bord, analyser les risques, établir des retours d’expérience
• Exploiter des données, analyser des résultats et savoir restituer les conclusions de ces analyses
• Identifier et mobiliser les moyens humains nécessaires à la réalisation des objectifs des deux Instituts
• Savoir animer un collectif et conduire des réunions
• Rédiger des rapports ou des documents synthétiques
• Assurer des activités de veille sur les sujets en relation avec les thématiques de chaque Institut et les missions du poste
• Savoir rendre compte de son activité
• Communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit
• Adapter ses explications en fonction de ses interlocuteurs
• Utiliser des outils bureautiques et de gestion
• Savoir identifier les informations et évènements d’intérêt des deux Instituts pour permettre leur diffusion (site web, lettre d’information…)

Savoir être :

• Capacité de conceptualisation, de prospective et à développer un plan d’action
• Conduire ses actions avec sens du service à l’utilisateur final
• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation et capacité à tenir les délais
• Capacité d’adaptation et d’anticipation
• Capacité d’autonomie et d’initiative
• Rigueur et réactivité
• Sens relationnel, discrétion et diplomatie
• Curiosité intellectuelle et créativité