Secrétaire de la Direction Générale (H-F) - Crous Lorraine

Le CROUS de Lorraine est un établissement public administratif, qui gère :

• 28 354 étudiants boursiers sur critères sociaux (sur une totalité de 89 560 étudiants en Lorraine).
• 16 restaurants universitaires (2,3 millions de repas servis par an)
• 20 résidences universitaires (7 142 logements)

Effectifs: 604 ETPT

Domaine d’activité: Opérateur « Vie étudiante »

Missions: Restauration, hébergement, aides financières directes (bourses sur critères sociaux) et aides spécifiques, action sociale, actions culturelles.

Placé sous l’autorité de la Directrice de cabinet, le secrétaire assure le secrétariat de la Direction Générale et exécute les tâches qui lui sont confiées à la demande de sa hiérarchie.

Par son action, il veille à la bonne organisation quotidienne du travail de la Direction Générale, mène à bien les activités dont il a la charge. Il anticipe les besoins de sa hiérarchie, afin de faciliter son activité.

Activités principales

• Prépare et organise la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, visioconférences…).
• Gère les réservations de billets de train et les frais de déplacements de l’ensemble des équipes.
• Assure la réception, le tri, la gestion, la traçabilité des courriers et des parapheurs.
• Gère l’accueil physique et les communications de la direction générale (téléphone + mails) et organise les réunions (réservation de salles, repas, matériel…), ainsi que les déplacements extérieurs.
• Gère la boîte de messagerie fonctionnelle du service et assure la mise à jour du fichier contacts.
• Classe et archive les dossiers de la direction générale (numérique et papier).

Conditions particulières

Poste ouvert aux catégories C ou B

Possibilité de travailler à temps partiel

+ Possibilité de télétravailler selon la charte du Crous Lorraine.

+ Modulation annuelle du temps de travail – 45 jours de congés.

+ Possibilité de restauration au tarif « Agents du Crous » dans nos établissements.

+ Contribution à la mutuelle.

+ Remboursement d’une partie des frais de transport en commun.

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser les outils bureautiques.
• Apte à la prise de notes et à la rédaction de courriers à partir de consignes orales ou manuscrites.
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie.

Compétences comportementales :

• Disponibilité et réactivité
• Sens relationnel
• Autonomie
• Fiabilité
• Confidentialité